Esencja projektu

Inicjatywa:

Strategia rozwoju sportu i wolontariatu sportowego dla Mrągowa „SPORT ZMIENIA”.

Miejsce/czas:

Mrągowo, Luty – listopad 2012 r.

Narzędzia:

Spotkania konsultacyjne, Wywiad indywidualny

Etapy:

Diagnozowanie

Kontakt:

Maria Szymborska, socjolożka, członkini zespołu Projektu Społecznego 2012, e-mail: m.szymborska(at)ps2012.pl; Donata Kobylińska-Durka, kierowniczka Referatu Strategii, Rozwoju, Promocji i Integracji Europejskiej Urzędu Miasta Mrągowo, e-mail: ddurka(at)mragowo.um.gov.pl

Polska, Strategia rozwoju sportu – Mrągowo

Sport, ruch i zdrowie to ważne dziedziny życia społeczności. Często jest tak, że lokalnie działają liczne organizacje, kluby sportowe, jednak brakuje im wspólnego planu, programu rozwoju i wizji. Takie wyizolowanie staje się przyczyną niespójnych działań oraz niskiej efektywności. Tak właśnie było w Mrągowie. Władze podjęły więc decyzję o stworzeniu strategii sportu. A na dodatek, mimo obaw, postanowiły to zrobić partycypacyjnie.

Strategia rozwoju sportu i wolontariatu sportowego dla Mrągowa „SPORT ZMIENIA”.

Luty – listopad 2012 r.

Mrągowo

Maria Szymborska, socjolożka, członkini zespołu Projektu Społecznego 2012, e-mail: m.szymborska(at)ps2012.pl; Donata Kobylińska-Durka, kierowniczka Referatu Strategii, Rozwoju, Promocji i Integracji Europejskiej Urzędu Miasta Mrągowo, e-mail: ddurka(at)mragowo.um.gov.pl

KONTEKST

Mrągowo na ogół kojarzy się z organizowanym tam od wielu lat festiwalem muzyki country. Jednak w tym mieście równie ważny jak rozrywka jest sport. Potwierdza to hasło „Mrągowo – miasto ludzi aktywnych”. W 2011 r. Mrągowo wygrało konkurs „Aktywne miasto”. Komisja ekspertów brała pod uwagę m.in. infrastrukturę sportową, organizowane w mieście wydarzenia, liczbę organizacji sportowych. W tej ostatniej kategorii Mrągowo ma się czym pochwalić – około 60 proc. wszystkich NGO skupia swoje działania wokół sportu. Mrągowo jest też partnerem w międzynarodowym projekcie „Sport for change”, finansowanym przez Komisję Europejską w ramach programu „Uczenie się przez całe życie – Projekty Partnerskie Grundtviga”. Celem projektu jest rozwijanie sportu i wolontariatu sportowego.

Dzięki funduszom Unii Europejskiej urząd miejski w ciągu ostatnich sześciu lat rozbudował infrastrukturę sportową – powstały nowe obiekty, zmodernizowano już istniejące. Miasto zainwestowało również w działania związane ze sportem. Z puli środków konkursowych przeznaczano znaczne kwoty na dotację dla klubów i organizacji sportowych. Organizacje składały indywidualne wnioski na realizację konkretnych zadań. Niewystarczająca informacja o zasadach dzielenia pieniędzy oraz zaostrzająca się konkurencja między organizacjami pozarządowymi prowadziły do powstawania napięć. Sytuacje pogarszały rozwiązania organizacyjne dotyczące zarządzania sprawami sportu w mieście. Chodzi między innymi o niejasny podział zadań między różne podmioty: urząd miejski, Centrum Kultury i Turystyki, szkoły oraz organizacje pozarządowe.

To wszystko uzmysłowiło urzędnikom konieczność stworzenia dokumentu strategicznego dotyczącego sportu w mieście. Pomysł ten wpisano jako działanie w ramach projektu „Sport for change”, jednak nie wypracowano koncepcji umożliwiającej jego realizację. Podczas konferencji związanej z projektem Maria Rogaczewska – ekspertka z Uniwersytetu Warszawskiego – zaproponowała przygotowanie strategii rozwoju sportu w sposób partycypacyjny. Takie podejście do tworzenia dokumentów było w Mrągowie na wskroś nowatorskie. Wcześniej nie odbywały się tam bowiem konsultacje – z wyjątkiem ankiet internetowych narzuconych przez ustawę.

Mimo że zaproponowanej metody partycypacji nie znali ani urzędnicy, ani liderzy organizacji pozarządowych, rozpoczęto oficjalną współpracę z Projektem Społecznym 2012 – komórką Uniwersytetu Warszawskiego zajmującą się partycypacją w obszarze sportu. W lutym 2012 r. zdecydowano się na taki sposób tworzenia strategii.

OPIS PROCESU

Diagnoza

Przygotowanie

spotkanie robocze

Planowanie działań, wyznaczanie priorytetów

  • tworzenie strategii
  • zatwierdzenie strategii

Wdrażanie

 

Diagnoza

Proces tworzenia Strategii Rozwoju Sportu poprzedziło przygotowanie diagnozy aktualnej sytuacji w obszarze sportu. Za pośrednictwem Mazurskiego Stowarzyszenia Inicjatyw Sportowych (MSIS) zaproszono do prac wolontariuszy – 36 uczniów szkół ponadgimnazjalnych.

- Były to osoby z różnych środowisk, o różnym nastawieniu do sportu, ale z dużą chęcią przynależności do czegoś, do ludzi, wydarzenia – mówi Arkadiusz Mierkowski z MSIS, odpowiedzialny za wolontariuszy.

Zadaniem młodzieży było ustalenie stanu infrastruktury sportowej, a także poznanie opinii liderów społecznych oraz mieszkańców na temat możliwości aktywnego spędzania czasu w Mrągowie. Przed przystąpieniem do pracy młodzi ludzie uczestniczyli w warsztacie, podczas którego poznali zasady mapowania przestrzeni oraz prowadzenia wywiadów socjologicznych. Wiosną 2012 r. wolontariusze rozpoczęli mapowanie przestrzeni przyjaznej dla ruchu.

Mapowanie to wspólne zbieranie informacji na dany temat i wspólne tworzenie obrazu tej wiedzy na mapie okolicy. Mapowanie to podstawowy etap każdego dziania, którego celem są zmiany. Dzięki niemu dowiemy się, w jakim stanie jest lokalna infrastruktura sportowa, jakie nawyki sportowe mają mrągowianie, wyznaczymy kierunek zmian. Mapowanie jest pomyślane w ten sposób, by maksymalnie angażować różne grupy społeczne do wspólnych działań na rzecz podstawowych społecznych potrzeb, jakimi są ruch, sport, a dalej zdrowie. 

NARZĘDZIE: Mapowanie przestrzeni

W ramach mapowania wolontariusze zlokalizowali i obejrzeli 51 obiektów sportowych. Sfotografowali i opisali ich stan techniczny, poznali obowiązujące regulaminy, przeprowadzili wywiady z zarządcami obiektów. Zrobili 12 wywiadów z przedstawicielami organizacji i klubów sportowych na temat przyzwyczajeń oraz preferencji mieszkańców w zakresie aktywności ruchowej. Rozmawiali też z mieszkańcami na temat ich potrzeb związanych ze sportem. Łącznie przeprowadzili 114 wywiadów z mieszkańcami z trzech grup wiekowych:

  • 55 wywiadów z osobami w wieku 7–26 lat,
  • 34 wywiady z osobami w wieku 26 –55 lat,
  • 25 wywiadów z emerytami.

Oprócz tego, w ramach przygotowania diagnozy wolontariusze przeprowadzili 361 ankiet z mieszkańcami. Dotyczyły one ich aktywności fizycznej. Efektem prac była Diagnoza Zasobów Sportowych (plik do pobrania w PDF).

Prace nad diagnozą to według Mierkowskiego sposób na pokazanie młodzieży, że może mieć istotny wpływ na swoje otoczenie. A także dorosłym ludziom, że młodzież może zrobić dużo dobrego, jak się zrobi dla niej miejsce, przestrzeń.

[zobacz: skrzynka z narzędziami

Równolegle z pracą uczniów Maria Szymborska – przedstawicielka Projektu Społecznego 2012, Anna Jakubowicz z Referatu Edukacji, Kultury, Sportu, Zdrowia i Opieki Społecznej, oraz Donata Kobylińska-Durka – kierowniczka Referatu Strategii, Rozwoju, Promocji i Integracji Europejskiej Urzędu Miasta Mrągowo, przygotowywały zestawienia i raporty, analizowały dane zastane, czyli dokumenty i statystyki dotyczące sportu w Mrągowie. Prześledziły wydatki z budżetu miejskiego przeznaczone na kwestie związane ze sportem od 2008 r. W wyniku tych analiz powstał uporządkowany spis wydatków ze środków konkursowych.

Spotkania robocze

Przed przystąpieniem do właściwych prac nad strategią przedstawiciele Urzędu Miasta i Projektu Społecznego 2012 zorganizowali dwa spotkania robocze. Na pierwsze z nich zaproszono urzędników z następujących referatów:

  • Edukacji, Kultury, Sportu, Zdrowia i Opieki Społecznej,
  • Strategii, Rozwoju Promocji i Integracji,
  • Gospodarki Komunalnej.

Obecni byli także burmistrz i wiceburmistrz Mrągowa. Oprócz przedstawicieli urzędu udział w spotkaniu wzięły socjolożki z Projektu Społecznego 2012 oraz Animator Sportowy Boisk Orlik.

W drugim spotkaniu roboczym wzięło udział około 25 osób – radni, działacze sportowi, a także osoby, które zaangażowały się w diagnozę. Spotkanie pozwoliło moderatorom lepiej poznać sytuację w obszarze sportu. Była to też okazja do uzupełnienia listy instytucji i podmiotów, które warto zaprosić na spotkania zespołu partycypacyjnego. 

Informację o pierwszym spotkaniu, a jednocześnie zachętę do udziału w pracach nad strategią promowano na różne sposoby. Pracownicy Referatu Strategii, Rozwoju, Promocji i Integracji Europejskiej informowali o tym w lokalnych rozgłośniach radiowych. Wiadomość o możliwości udziału w pracach pojawiła się także w lokalnej prasie, na stronie urzędu miasta i współpracujących z miastem podmiotów. Opracowano i rozdawano ulotki informacyjne. Wysłano też zaproszenia do:

  • organizacji i klubów sportowych,
  • szkół i przedszkoli,
  • przedstawicieli świata biznesu, których działalność jest związana ze sportem,
  • przedstawicieli organizacji pozarządowych działających w innych obszarach,
  • lokalnych mediów. 

Łącznie rozesłano ponad 100 zaproszeń.

Tworzenie strategii

Od kwietnia do października 2012 r. odbyło się sześć trzygodzinnych spotkań zespołu partycypacyjnego. W pierwszym zebraniu uczestniczyło około 70 osób, w następnych – od 25 do 45. Na każdym spotkaniu byli obecni przedstawiciele grupy młodzieży współtworzącej diagnozę. W czasie pierwszego posiedzenia organizatorzy przedstawili założenia i plany przebiegu procesu, kolejne zaś miały charakter warsztatowy.

NARZĘDZIE: Warsztaty

Drugie spotkanie (w maju 2012 r.) rozpoczęło się od ćwiczeń integrujących uczestników. Następnie przedstawiono wyniki diagnozy, które były punktem wyjścia do ustalenia mocnych i słabych stron sportu w Mrągowie (analiza SWOT). W mniejszych grupach uczestnicy warsztatu przygotowali również wizję strategii rozwoju sportu.

Dwa kolejne spotkania prowadzili prof. Anna Giza-Poleszczuk z Uniwersytetu Warszawskiego oraz Jakub Kalinowski, ekspert do spraw sportu z Fundacji Wolontariat dla Sportu V4Sport. Zadaniem uczestników, których podzielono na trzy grupy tematyczne: sportu powszechnego, sportu kwalifikowanego oraz turystyki, było wyznaczenie głównych celów i działań dla tych obszarów. Każde spotkanie kończyło się podsumowaniem na forum, podczas którego organizatorzy analizowali zebrane informacje.

Po czwartym spotkaniu – w lipcu 2012 r. – uczestnicy mieli czas na zgłaszanie uwag do wypracowanych materiałów drogą elektroniczną.

[zobacz: skrzynka z narzędziami]

Piąte zebranie (we wrześniu) poświęcono analizie przesłanych uwag i przygotowaniu ostatecznej listy zadań, które powinny znaleźć się w strategii. Następnie uczestników poproszono o wypełnienie ankiety internetowej. Na tej podstawie zadania z listy sklasyfikowano  w trzech obszarach: turystyce, sporcie kwalifikowanym i powszechnym.

Osoby zaangażowane w tworzenie strategii miały okazję promować ją 28 października 2012 r. podczas okolicznościowego festynu rodzinnego, który uświetniał uroczytości otwarcia hali widowiskowo-sportowej. Wtedy też zespół partycypacyjny spotkał się po raz ostatni, żeby podsumować cały proces. Obecna była także Otolia Siemieniec, burmistrz Mrągowa. Ustalono regulamin i zasady działania Rady Sportu powołanej w efekcie wcześniejszych dyskusji zespołu partycypacyjnego podczas warsztatów, kiedy to uznano, że konieczne jest utworzenie ciała doradczego i konsultacyjnego dla urzędu miasta. Rada Sportu miała też uczestniczyć w podziale środków konkursowych.

Po zebraniu zespołu partycypacyjnego zorganizowano spotkanie z młodzieżą pracującą przy diagnozie. Młodzi ludzie dowiedzieli się, w jaki sposób wykorzystano w diagnozie wyniki ich pracy.

Strategię przyjęto 29 listopada podczas sesji Rady Miejskiej Mrągowa.

Harmonogram

FINANSE

Koszty procesu obejmują:

  • wydatki związane z nakładem pracy osób zaangażowanych w prace,
  • środki potrzebne na pokrycie kosztów infrastruktury i organizacji przedsięwzięcia.

 

Osoby z Projektu Społecznego 2012 opłacano z osobnego grantu (CEE Trust). Wynagrodzenie eksperta merytorycznego z Fundacji Wolontariat dla Sportu V4Sport pokryto z funduszy projektu „Sport for change”. Urząd miasta zapewnił zakwaterowanie i zwrócił koszty dojazdu zewnętrznym ekspertom.

Urzędnicy z Referatu Strategii pracowali przy projekcie w ramach obowiązków służbowych, za co nie byli dodatkowo wynagradzani:

- Nie ukrywam, że wymagało to mobilizacji i wiązało się z ponadwymiarową pracą – wspomina kierowniczka Referatu Strategii, Donata Kobylińska-Durka.

Szacunkowo były to dla trzech urzędników trzy tygodnie pracy na pełen etat. Na stałe zaangażowano również przedstawicielkę Referatu Edukacji, Kultury, Sportu, Zdrowia i Opieki Społecznej. Wiele prac (zwłaszcza w części diagnostycznej) zostało wykonanych dzięki zaangażowaniu wolontariuszy sportowych i lokalnego działacza.

Materiały promocyjne, upominki dla osób zaangażowanych w przedsięwzięcie, a także koszty związane z mapowaniem przestrzeni sfinansowano przede wszystkim z funduszu projektu – z Komisji Europejskiej. Natomiast z budżetu miasta pokryto koszt zorganizowania sześciu spotkań warsztatowych.

Łączny koszt przygotowania strategii (wraz ze środkami z grantów) wyniósł mniej niż 20 000 zł. Suma ta nie obejmuje wynagrodzenia pracowników PS 2012.

REZULTATY

Ważnym skutkiem, o którym wspominali nawet najbardziej krytyczni rozmówcy, była zmiana klimatu w organizacjach sportowych. Niektóre, od lat skonfliktowane kluby sportowe zaczęły ze sobą rozmawiać; obecnie mają pomysły na wspólne działania. Dzięki spotkaniom zespołu partycypacyjnego przedstawiciele instytucji sportowych dostrzegli – poza wąskim interesem własnych organizacji – także interes ogólny całego sektora.

Proces tworzenia strategii był ważną lekcją również dla przedstawicieli samorządu. Donata Kobylińska-Durka, kierowniczka Referatu Strategii, podkreśla, że podczas warsztatów urzędnicy wiele się nauczyli, a przede wszystkim otrzymali cenne informacje na temat sportu w mieście. Istotne jest również to, że sposób tworzenia dokumentu pozwolił władzom zacząć myśleć o nowych możliwościach rozmowy z mieszkańcami. Sukces związany z powstaniem strategii ośmielił pracowników urzędu. Władze zastanawiają się nad przygotowaniem strategii rozwoju miasta metodami partycypacyjnymi.

Strategia rozwoju sportu przyniosła konkretne efekty. Podczas ostatniego spotkania wyłoniono Radę Sportu, regulamin której także tworzono partycypacyjnie. Od momentu powołania rady jej członkowie spotkali się już cztery razy. Pani burmistrz dwukrotnie prosiła radę o opinię w sprawie proponowanych działań z obszaru sportu. Rada opiniowała również Miejski Program Współpracy z Organizacjami Pozarządowymi. Nie można jednak bagatelizować głosu krytycznego, który się pojawił – jeden z przedstawicieli rady negatywnie ocenił jej działalność, uważając, że utworzenie tego organu to wyłącznie wizerunkowe posunięcie władz.

Poza Radą Sportu powołano również Koordynatora ds. Sportu, który czuwa nad wdrażaniem strategii i monitoruje realizację postulatów. W niespełna rok po uchwaleniu strategii zrealizowano jeden z wypracowanych postulatów – kończą się prace przy tworzeniu strony internetowej, która ma być źródłem wiedzy o infrastrukturze sportowej w mieście, a także platformą wymiany informacji o wydarzeniach sportowych.

PROBLEMY

Organizatorom nie ułatwiała zadania sytuacja w trzecim sektorze. Musieli pokonać trudności spowodowane konfliktami między organizacjami i klubami sportowymi. Niektórzy ich przedstawiciele byli sceptycznie nastawieni wobec idei warsztatów, uznając je za dziecinne i niepoważne.
Trudności wynikały też z samej struktury urzędu miasta. Za proces tworzenia strategii odpowiadał co prawda Referat Strategii, jednak w urzędzie działa również komórka odpowiedzialna bezpośrednio za sport – Referat Edukacji, Kultury, Sportu, Zdrowia i Opieki Społecznej. Choć w całym procesie jest to partner merytoryczny, nie ponosi on jednak  odpowiedzialności za zmiany. Dla pracowników Referatu Strategii (jest ich tylko trzech) sport jest tylko jednym z pięciu obszarów, którymi się zajmują. Ich małe zaangażowanie mogło więc wynikać z przeciążenia obowiązkami.

Dodatkowo osoby moderujące spotkania były spoza Mrągowa. Konieczność dojazdów sprawiała, że spotkania odbywały się rzadko. Utrudnienia organizacyjne wpływały też na dynamikę pracy między poszczególnymi warsztatami.

Przedstawicielki Projektu Społecznego 2012 potrzebowały dodatkowo czasu, by przekonać do siebie uczestników. Lokalni działacze początkowo odnosili się do nich lekceważąco jako do osób nie-miejscowych, podważając ich kompetencje.

Trudnością, na którą zwracali uwagę niemal wszyscy uczestnicy, było zbyt szybkie tempo prac, zwłaszcza na etapie diagnostycznym. Równolegle do tworzenia diagnozy rozpoczęły się pierwsze spotkania zespołu partycypacyjnego. Tymczasem organizatorki wskazywały, że w sytuacji modelowej do dalszych prac przechodzi się dopiero po zakończeniu diagnozy. Zabrakło więc czasu na swobodne przesyłanie uwag do pierwszej wersji strategii. Co więcej, nie wyznaczono terminu nadsyłania uwag, co uczestnicy ocenili negatywnie z punktu widzenia przejrzystości procesu.

CZYNNIKI SUKCESU

Dla powodzenia procesu duże znaczenie miał fakt, że Mrągowo było partnerem w międzynarodowym projekcie. Dzięki temu miasto dysponowało środkami na stworzenie strategii w sposób partycypacyjny.

Równie ważny okazał się udział przedstawicieli Projektu Społecznego 2012. Możliwość współpracy z ekspertami od działań partycypacyjnych oraz autorytet Uniwersytetu Warszawskiego pozwoliły przekonać do pomysłu władze miasta i lokalnych działaczy. Istotna była też obecność partnera merytorycznego – Jakuba Kalinowskiego z Fundacji Wolontariat dla Sportu V4Sport.

Proces najprawdopodobniej nie doszedłby wcale do skutku, gdyby nie zaangażowanie przedstawicieli samorządu, zwłaszcza Donaty Kobylińskiej-Durki, kierowniczki Referatu Strategii. Kluczowa była również otwartość na nowe sposoby pracy burmistrz Otolii Siemieniec, czynnie uczestniczącej w kilku spotkaniach zespołu.

Przedstawiciele organizacji pozarządowych cenili sobie możliwość udziału w pracy nad dokumentem od początku jego powstawania. Istotne było dla nich wspólne definiowanie problemów i tworzenie priorytetów. Jeden z uczestników podkreślał, że ważnym czynnikiem był fakt, że w prace zaangażowane były osoby, które rzeczywiście chciały działać, a nie były do tego zmuszone.

Ważne było także podejście do uczestników warsztatów. Na zakończenie prac zorganizowano spotkanie podsumowujące, podczas którego przedstawiono wszystkim uczestnikom – również młodzieży – efekty ich działań. Nazwiska wszystkich osób zaangażowanych w proces wymieniono w strategii. Ten gest wyeksponował znaczenie udziału mieszkańców w tworzeniu dokumentu.
 

Tekst: Katarzyna Murawska na podstawie wywiadów przeprowadzonych w czerwcu 2013 r. oraz otrzymanych materiałów.