Materiały dodatkowe

Esencja projektu

Inicjatywa:

Warszawa. Budżet partycypacyjny Domu Kultury Śródmieście

Miejsce/czas:

Warszawa, Dom Kultury Śródmieście, luty 2012 r. – luty 2013 r.

Narzędzia:

Fokus, Grupy robocze, Warsztaty konsultacyjne, Wywiad indywidualny

Etapy:

Diagnozowanie, Wyznaczanie priorytetów, planowanie działań

Kontakt:

Joanna Strzelecka, dyr. DKŚ, joanna.strzelecka(at)dks.art.pl; Marta Olejnik, Fundacja Pole Dialogu, m.olejnik(at)poledialogu.org.pl; Urszula Majewska, rzecznik prasowy Urzędu Dzielnicy Śródmieście, urszula.majewska(at)srodmiescie.warszawa.pl

Polska, budżet partycypacyjny Domu Kultury Śródmieście – Warszawa

Budżet partycypacyjny w Polsce przeważnie sprowadza się do rozstrzygania drugorzędnych dylematów: plac zabaw czy parking. Zazwyczaj przeznaczone na ten cel pieniądze nie przekraczają 1% finansów.
Z wyzwaniem, jakim było umożliwienie osobom z zewnątrz podjęcia decyzji dotyczącej znaczącej kwoty jako pierwszy w Polsce postanowił zmierzyć się warszawski Dom Kultury Śródmieście. Oddał cały budżet programowy placówki – 650 tys. zł – w ręce mieszkańców.

Warszawa. Budżet partycypacyjny Domu Kultury Śródmieście

luty 2012 r. – luty 2013 r.

Warszawa, Dom Kultury Śródmieście

Joanna Strzelecka, dyr. DKŚ, joanna.strzelecka(at)dks.art.pl; Marta Olejnik, Fundacja Pole Dialogu, m.olejnik(at)poledialogu.org.pl; Urszula Majewska, rzecznik prasowy Urzędu Dzielnicy Śródmieście, urszula.majewska(at)srodmiescie.warszawa.pl

KONTEKST

Budżet obywatelski Domu Kultury Śródmieście (DKŚ) w skali krajowej miał innowacyjny charakter. Po raz pierwszy mieszkańcy zdecydowali bowiem nie o małej części wydatków, lecz o całym budżecie programowym instytucji na 2013 r., stanowiącym około 20% całości. Najważniejszą innowacją była jednak decyzja o dopuszczeniu do dyskusji pomiędzy mieszkańcami oraz pomiędzy mieszkańcami i urzędnikami. Stała się ona podstawą podejmowania decyzji. Budżetowanie DKŚ stanowiło dla władz dzielnicy i miasta rodzaj pilotażu. Wypracowana metodyka i doświadczenia mają stanowić inspirację i pomoc dla kolejnych instytucji zainteresowanych wprowadzeniem budżetów obywatelskich.

Wybór Domu Kultury Śródmieście jako miejsca, w którym zostanie zrealizowany projekt budżetu obywatelskiego, podyktowany był kilkoma czynnikami. Pomysłodawcom projektu – Fundacji Pole Dialogu (FPD) oraz Urzędowi dzielnicy Śródmieście (UDŚ) – zależało na pozyskaniu instytucji samodzielnie podejmującej decyzje budżetowe, a jednocześnie otwartej na nowe inicjatywy, która będzie potrafiła wykorzystać zebrane doświadczenia do samodzielnego podejmowania podobnych działań w przyszłości.

Dom Kultury Śródmieście, jako jedna z większych instytucji tego typu w Warszawie, spełniał wszystkie te warunki, miał też bardzo duży potencjał programowy. W ofercie DKŚ są zajęcia artystyczne i hobbystyczne, koncerty, spektakle, wystawy, wycieczki, imprezy plenerowe, prowadzenie zespołów teatralnych, kabaretowych, tanecznych, wokalnych, a nawet działalność wydawnicza. Z tej oferty korzystają nie tylko mieszkańcy Śródmieścia, lecz także innych dzielnic. Działa w czterech lokalizacjach, dzięki czemu ma bardzo szeroką publiczność. Tylko w 2010 r. w zajęciach stałych DKŚ uczestniczyło 1548 osób, a w imprezach wzięły udział 48123 osoby, natomiast w 2011 r. było to odpowiednio: 1004 i 22597. Dom kultury wspiera też liczne inicjatywy kulturalno-społeczne, współpracuje ze stołecznymi stowarzyszeniami i społecznościami lokalnymi. Ważne było umożliwienie mieszkańcom decydowania o znaczącej części wydatków i zapewnienie im poczucia realnego wpływu na działalność DKŚ. Istotny był również aspekt edukacyjny projektu. Mieszkańcy mieli wynieść konkretną wiedzę na temat wewnętrznej działalności instytucji publicznych, zasad konstruowania budżetu, kolejnych etapów pracy z nim związanych.

 

OPIS PROCESU

Prace nad budżetem partycypacyjnym DKŚ rozpoczęły się w lutym 2012 r.

Przygotowania

Diagnoza

(badania, fokusy)

Planowanie działań, wyznaczanie priorytetów

(rekrutacja uczestników, warsztaty)

Wdrażanie, monitoring, ewaluacja

 

Projekt budżetu obywatelskiego DKŚ pod nazwą „Podzielmy się kulturą! Budżet partycypacyjny Domu Kultury Śródmieście” zrealizował zespół Fundacji Pole Dialogu we współpracy z Domem Kultury Śródmieście i Urzędem Dzielnicy Śródmieście. Przedsięwzięcie sfinansowały: Fundacja im. Stefana Batorego w ramach programu grantowego „Demokracja w Działaniu”, Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego oraz, w niewielkim stopniu, urząd dzielnicy. W proces zaangażowane było również Centrum Komunikacji Społecznej (CKS), które udostępniło własną platformę na potrzeby strony internetowej projektu. Fundacji i Urzędowi Dzielnicy Śródmieście czy – szerzej – miastu w równym stopniu zależało na przygotowaniu projektu współdecydowania i wypracowaniu dobrej praktyki. Oba podmioty od początku ściśle ze sobą współpracowały.

Przygotowania

Przygotowania W lutym, marcu i kwietniu 2012 r. odbyła się seria spotkań przedstawicieli poszczególnych partnerów – kadry zarządzającej DKŚ, przedstawicieli UDŚ i CKS, Fundacji Pole Dialogu i Fundacji Batorego. Określono zakres budżetu partycypacyjnego ustalając, że mieszkańcy zdecydują o wydaniu całego budżetu programowego instytucji (650 tys. zł), opracowano harmonogram, przygotowano ramowy plan projektu.

Zdecydowano, że Fundacja Pole Dialogu będzie odpowiadać m.in. za przygotowanie i prowadzenie warsztatów oraz spotkań z pracownikami DKŚ i z mieszkańcami, promocję projektu, rekrutację uczestników, wstępną diagnozę i ewaluację. Urząd Dzielnicy Śródmieście miał służyć zapleczem merytorycznym – dostarczać niezbędnych danych, np. na temat mieszkańców Śródmieścia – a także pomóc w rekrutacji uczestników, promocji projektu, komunikacji z mediami oraz kontaktować się z miastem w sprawach związanych z dzieleniem pieniędzy z budżetu. Do zadań pracowników DKŚ należało natomiast dostarczanie informacji na temat działalności placówki i odbiorców jej oferty oraz rekrutacja uczestników procesu spośród korzystających z programu DKŚ. Pracownicy mieli też uczestniczyć w warsztatach z mieszkańcami jako współprowadzący i konsultanci, a także weryfikować scenariusze warsztatów i materiały dla mediów.

Budżet podzielony został na cztery kategorie: festiwal ArtPark, imprezy plenerowe, imprezy repertuarowe, zajęcia stałe – taki podział wynikał ze statutu i zasad działania DKŚ. Postanowiono, że zaplanowany przez mieszkańców budżet uzupełnią konkretne wskazówki, np. na jakie występy czy zajęcia z poszczególnych kategorii powinno się przeznaczyć więcej środków.

Partnerzy podpisali porozumienie, w którym m.in. zapisano wszystkie działania:

  1. WARSZTATY Z PRACOWNIKAMI,
  2. ZWIAD BADAWCZY, 
  3. KAMPANIA INFORMACYJNA/REKRUTACJA UCZESTNIKÓW,
  4. WARSZTATY Z MIESZKAŃCAMI,
  5. WYBÓR PREFEROWANEGO WARIANTU BUDŻETU,
  6. WDROŻENIE USTALEŃ,
  7. EWALUACJA PROJEKTU.

Warsztaty z pracownikami
Dwa warsztaty wewnętrzne z udziałem licznej grupy pracowników DKŚ odbyły się w kwietniu 2012 r. Kluczowa okazała się rozmowa o obawach pracowników. Kierownictwo DKŚ było przekonane do projektu, część pracowników zaciekawiona, część bała się, że oddanie budżetu w ręce mieszkańców przyniesie rewolucyjne zmiany w działalności i strukturze placówki oraz że realizacja projektu będzie oznaczać dodatkową niepotrzebną pracę.

Spotkania poświęcono więc w dużej mierze dyskusji na temat zasadności projektu. omówieniu obaw i nadziei pracowników i współpracowników DKŚ. Ustalono, że będą oni mogli na każdym etapie projektu występować jako rzecznicy lub krytycy zgłaszanych rozwiązań budżetowych. Umożliwiono im też wskazanie w programie pozycji, które należałoby kontynuować w kolejnym roku.
Na tym etapie odbył się także warsztat z udziałem przedstawicieli organizacji pozarządowych. Celem było poinformowanie o idei, założeniach i przebiegu projektu oraz zebranie rekomendacji odnośnie procesu, spraw budżetowych i programowych. Warsztat nie cieszył się jednak zbyt dużym zainteresowaniem zaproszonych instytucji i organizacji, pojawili się na nim jedynie przedstawiciele dwóch z nich.

Etap: diagnozowanie

Badania i wywiady
W kwietniu, maju i czerwcu 2012 r., Fundacja przeprowadziła zwiad badawczy, którego zasadniczą część stanowiło badanie ilościowe (ankietowe) wśród uczestników zajęć, dotyczące repertuaru i imprez plenerowych DKŚ. Przeanalizowano też wyniki ankiet ewaluacyjnych – stałego elementu pracy DKŚ. Dane zestawiono z informacjami dotyczącymi mieszkańców Śródmieścia i Warszawy, pozyskanymi z GUS-u, UDŚ oraz badania uczestnictwa warszawiaków w programach kulturalnych zrealizowanego przez „Stołeczną Estradę”. Część zwiadu stanowiły też wywiady pogłębione z przedstawicielami organizacji zajmujących się obcokrajowcami – Fundacji Inna Przestrzeń i Fundacji Ocalenie – a także wywiad grupowy z bywalcami stołecznej klubokawiarni Chłodna 25.

Dzięki zebranemu materiałowi możliwe było zaplanowanie skutecznej promocji dla grup niekorzystających z oferty DKŚ, a także określenie, jakiego typu osoby powinny wziąć udział w warsztatach, aby grupy były różnorodne i mogły stanowić reprezentację mieszkańców Śródmieścia.

NARZĘDZIE: Wywiad indywidualny

Wywiady z przedstawicielami organizacji miały pomóc w zdobyciu informacji na temat cudzoziemców mieszkających w Warszawie: jak do nich dotrzeć, co jest barierą powstrzymującą ich przed uczestnictwem w życiu kulturalnym i społecznym miasta. Służyły też budowie relacji z organizacjami i włączeniu ich w rekrutowanie cudzoziemców. Ostatecznie w projekcie wzięło udział pięcioro cudzoziemców narodowości ukraińskiej i wietnamskiej.

[zobacz: skrzynka z narzędziami]

NARZĘDZIE: Fokus

Wywiad grupowy z bywalcami klubokawiarni Chłodna 25 był rozmową o ofercie DKŚ z osobami, które aktywnie uczestniczą w życiu kulturalnym miasta, ale nie biorą udziału w działalności domu kultury. Sprawdzono, jakie wydarzenia są dla nich ciekawe, czego im brakuje w ofercie kulturalnej miasta, czy znają program DKŚ i czy byliby zainteresowani konstruowaniem jego budżetu. Żaden z uczestników wywiadu nie zdecydował się na uczestnictwo w projekcie, ale wszyscy otrzymywali informacje o jego etapach i z zainteresowaniem je śledzili.

[zobacz: skrzynka z narzędziami]

Akcja informacyjno-promocyjna

Miała dwa cele: zapraszanie na warsztaty planujące budżet – organizatorzy pozyskiwali kontakty do osób potencjalnie zainteresowanych udziałem w projekcie, m.in. uczestników imprez plenerowych; po drugie promocję projektu i jego organizatorów w Warszawie, szczególnie w dzielnicy Śródmieście. Powodem, dla którego ją zorganizowano, była potrzeba rekrutacji dodatkowych uczestników, by w pracach wzięła udział jak największa i najbardziej różnorodna grupa. Organizatorzy wykorzystali liczne kanały, metody i zabiegi, aby poinformować o projekcie mieszkańców Warszawy. Dystrybuowali zaproszenia-ulotki i ankiety podczas trzech warszawskich imprez plenerowych: Grenadier, ArtPark i festiwalu Powiślenia.

Zorganizowano dwie konferencje prasowe, dystrybuowano ulotki i plakaty, które trafiły do wszystkich siedzib DKŚ i Urzędu Dzielnicy Śródmieście, szkół, bibliotek, rad osiedli, kawiarni i barów w Śródmieściu. Rozdawano je także przy okazji zajęć i wydarzeń organizowanych przez DKŚ oraz w urzędzie dzielnicy. Wydarzenie zauważyła prasa, zarówno lokalna, np. gazeta ulicy Chmielnej, jak i ogólnopolska, np. „Gazeta Wyborcza”, a także telewizja i radio. Na listopadowe spotkanie finałowe zapraszał też spot reklamowy wyświetlany przez tydzień na ekranach w autobusach. Proces przez cały czas był promowany również w internecie – na stronie projektu, na profilach facebookowych oraz w serwisie youtube.com.

ETAP: wyznaczanie priorytetów, planowanie działań

Rekrutacja celowa uczestników

Aby zapewnić na warsztatach obecność osób z różnych grup społecznych, organizatorzy, poza kampanią informacyjno-promocyjną, przeprowadzili też rekrutację celową. Określeniu grup, do których pragnęli dotrzeć, a których zabrakło wśród użytkowników DKŚ, służył wspomniany zwiad badawczy. Działania rekrutacyjne rozpoczęły się właśnie podczas zwiadu. Oprócz ankiet rozdawano wówczas informacje na temat projektu i zbierano kontakty do osób, które wyraziły wstępne zainteresowanie wzięciem w nim udziału. Następnie kontaktowano się z nimi telefonicznie i zapraszano na warsztaty.

Wywiad badawczy pozwolił ustalić, jakie osoby należy pozyskać – np. z niższym wykształceniem, mężczyzn, obcokrajowców. Osoby zgłaszające się mailowo lub telefonicznie do udziału w procesie pytano więc o płeć, wykształcenie, wiek i dotychczasowe uczestnictwo w działaniach DKŚ. Następnie poprzez celową rekrutację starano się wyrównywać braki. W rekrutacji cudzoziemców pomogły organizacje pozarządowe zajmujące się migracją, m.in. Fundacja Inna Przestrzeń i Fundacja Ocalenie, a także osoby zaprzyjaźnione z obcokrajowcami. W rekrutacji mężczyzn, którzy zgłaszali się rzadziej niż kobiety, pomogło Stowarzyszenie Mieszkańców Ulicy Smolnej. Śródmiejski Ośrodek Opiekuńczy zajął się rekrutacją wśród osób wykluczonych społecznie i ekonomicznie, niekorzystających z oferty DKŚ. Podobnie jak w przypadku obcokrajowców, bez celowej rekrutacji nie wzięłyby one udziału w projekcie.

Warsztaty przygotowawcze z mieszkańcami-współpracownikami
Tę fazę projektu realizowano we wrześniu, październiku i listopadzie 2012 r. Pierwszą jej część stanowiły warsztaty przygotowujące mieszkańców do roli współpracowników projektu, czyli tych, którzy uczestnicząc w projekcie od początku, mogą być przewodnikami i służyć wsparciem dołączającym później. Z zaangażowaniem i odpowiedzialnością brali oni udział w kolejnych etapach projektu, zapewniając ciągłość prac.

Początkowo planowano dwa warsztaty przygotowawcze, ale na prośbę mieszkańców, którzy czuli niedosyt informacji, a także z uwagi na to, że nie udało się zrealizować wszystkich zaplanowanych działań, zorganizowano dodatkowo trzeci warsztat.

Pierwsze dwa warsztaty miały głównie charakter informacyjny oraz integracyjny. Uczestnicy mieli zdobyć wiedzę niezbędną do partycypacyjnego planowania budżetu. Na pierwszym spotkaniu pracownicy DKŚ omówili ofertę programową, sposób wyceny działań domu kultury, strukturę publiczności i to, jak ocenia ona działalność placówki. Warsztaty obejmowały też zwiedzanie domu kultury.

Podczas drugiego spotkania uczestnicy zapoznali się z materiałami informacyjnymi DKŚ, poznali i zaakceptowali wypracowaną wcześniej propozycję podziału budżetu domu kultury na cztery kategorie, pytali dyrekcję i pracowników o ich pracę i możliwe zmiany w strukturze działalności DKŚ. Pytania przygotowano w podgrupach, z udziałem moderatora FPD, dzięki czemu silniej zaktywizowano uczestników procesu. Następnie pytania pogrupowano i zaprezentowano na forum, a dyrekcja na nie odpowiedziała. Po warsztatach materiał – opracowany w formie „Pytań i odpowiedzi dyrekcji DKŚ” – rozesłano do wszystkich uczestników; zamieszczono go też na stronie projektu.

Podczas trzeciego warsztatu, zorganizowanego na prośbę mieszkańców, poproszono ich o wyobrażenie sobie, że startują w konkursie na stanowisko dyrektora domu kultury i muszą przedstawić własną wizję działalności placówki. Ta zabawa projekcyjna pozwoliła wypracować własne pomysły i rekomendacje dla działalności domu kultury. Następnie w trzech podgrupach uczestnicy dopracowali zgłoszone pomysły.

Warsztaty konsultacyjne
Jednym z wyzwań, z którym musieli się zmierzyć organizatorzy warsztatów na tym etapie, było przejście od wizji do pieniędzy. Podczas przygotowań podzielono budżet DKŚ na cztery kategorie: ArtPark, imprezy plenerowe, imprezy repertuarowe i zajęcia stałe. Mieszkańcy mieli zadecydować, ile pieniędzy przeznaczą na działalność każdej kategorii i w ten sposób stworzyć warianty budżetu.

NARZĘDZIE: Warsztat konsultacyjny

Prace nad tworzeniem wariantów budżetu rozpoczęto od analizy budżetu z 2011 r. – szczegółowo sprawdzono, ile kosztowały poszczególne działania. Na tej podstawie dyskutowano, które z nich powinny być kontynuowane, a które nie, i ewentualnie które należy pozostawić w okrojonym wymiarze.

Aby to ułatwić decyzję, każda podgrupa otrzymała cztery słoiki symbolizujące kategorie budżetowe i 65 fasolek (każda z nich odzwierciedlała 10 tysięcy złotych). Uczestnicy mieli je rozdysponować zgodnie z wcześniej wypracowaną wizją. Powstały trzy wstępne warianty budżetu.

Podział na podgrupy, które wypracowały warianty, odbył się poprzez odliczanie do trzech. Zapewniło to różnorodność i umożliwiło rozdzielenie osób, które razem przyszły na warsztaty. Decyzja o podziale na trzy podgrupy była podyktowana liczbą uczestników (liczebność grup biorących udział w spotkaniach przygotowawczych wahała się od 12 do 25 osób) oraz czasem trwania warsztatów. Wcześniejsze doświadczenia fundacji wskazywały, że optymalna liczba uczestników podgrup wynosi od trzech do pięciu osób: pozwala to zachować różnorodność, a jednocześnie gwarantuje, że wszyscy będą przez cały czas zaangażowani. Ważne było też, by prezentacja wyników nie trwała długo, co mogłoby się zdarzyć, gdyby podgrup było więcej.

Istotna w pracy podgrup była pomoc moderatorów, którzy interweniowali, gdy ktoś starał się zdominować dyskusję. Moderatorzy pilnowali też czasu, uważali, by nie roztrząsano ponad miarę pojedynczych kwestii, zachęcali do zapisywania ustaleń i trzymania się tematu. Dyscyplinowali, wspierali, ułatwiali komunikację.
Organizatorzy dbali o dobrą atmosferę i integrację uczestników. Na początku każdego spotkania wszyscy – mieszkańcy – i pracownicy DKŚ przedstawiali się, mówili o motywach swojego udziału w projekcie czy (pracownicy) o tym, czym się zajmują w DKŚ.

Materiały informacyjne wykorzystane w trakcie warsztatów >>>

[zobacz: skrzynka z narzędziami]

Kolejne dwa warsztaty z mieszkańcami miały miejsce w październiku 2013 r. Poprzedzono je dodatkową rekrutacją mieszkańców oraz akcją informacyjną.
W czasie pierwszego spotkania dopracowano trzy warianty budżetu programowego. Ponownie pracowano w podgrupach. Nowi uczestnicy zapoznawali się z informacjami o domu kultury i z dotychczas wypracowanymi rozwiązaniami. Następnie każdy z nich mógł dołączyć do grupy, która jego zdaniem opracowała najbardziej odpowiadający mu wariant. Podczas drugiego spotkania mieszkańcy omawiali przygotowane warianty. Zauważone niedoskonałości sprawiły, że powstał czwarty wariant budżetu programowego. Pracowało nad nim osiem osób. Były to zarówno osoby, które pracowały nad poprzednimi wersjami, jak i nowi uczestnicy. Nowy wariant wypracowano, posiłkując się zdobytymi wcześniej doświadczeniami i modyfikując już powstałe pomysły. Opisy czterech wariantów i ich nazwy to efekt pracy mieszkańców.

 

NARZĘDZIE: Grupy robocze

Spotkania te bardziej angażowały, wymagały kreatywności. Mieszkańcy w podgrupach tworzyli od podstaw warianty budżetowe. Projekty były autorskie – pracownicy DKŚ nie ingerowali w pomysły, jeśli ich realizacja była realna. Wypracowanie wariantu odpowiadającego całej grupie nie było łatwe. Zdarzało się, że ktoś próbował zdominować pracę grupy, dlatego szczególnie w tej części przydała się pomoc moderatorów.

Dodatkowym wyzwaniem było pojawienie się nowych osób, które należało wprowadzić we wcześniejsze prace. Konieczna była zatem ponowna integracja grupy. Obecność nowych członków grup budziła różne emocje – część uczestników uważała, że utrudniają oni i opóźniają prace. Ostatecznie większość stwierdziła, że ich świeże spojrzenie było potrzebne, tym bardziej że zapewnili większą różnorodność uczestników. Za decyzją o rekrutacji nowych osób stało również przekonanie, że każdej chętnej osobie należy umożliwić udział w projekcie.

W obu warsztatach wzięło udział łącznie 36 osób (28 w pierwszym i osiem w drugim).

Szczegóły wypracowanych wariantów budżetu >>>

[zobacz: skrzynka z narzędziami]

Dodatkowym efektem prac nad wariantami budżetu było powstanie rekomendacji programowych. Podczas rozmów mieszkańców z pracownikami DKŚ pojawiało się wiele pomysłów i sugestii dotyczących modelu funkcjonowania placówki, które nie miały generować kosztów, a więc nie mieściły się w budżecie, np. propozycja rozwinięcia wolontariatu i prowadzenia zajęć przez ochotników. Rekomendacje często uzupełniały wypracowane warianty budżetu. Co prawda nie były one wiążące, ale dyrekcji domu kultury zależało na poznaniu i wdrożeniu przynajmniej części z nich.

Warsztat finałowy


Pod koniec listopada przeprowadzono warsztat finałowy, podczas którego zebrani mieli wyłonić poprzez głosowanie jeden wariant budżetu. Przedstawiono też, przedyskutowano i uszeregowano, znów drogą głosowania, rekomendacje programowe.

W tym ostatnim otwartym spotkaniu procesu wzięło udział 38 mieszkańców – uczestników wcześniejszych warsztatów i nowych osób oraz 10 osób z Domu Kultury, dwie z Urzędu Dzielnicy Śródmieście i osiem z FPD. Z myślą o nowicjuszach omówiono na początku przebieg już odbytych warsztatów. Dyrekcja domu kultury i jego liczni pracownicy omówili działalność DKŚ. Następnie przedstawiciele podgrup uczestniczących w tworzeniu czterech wariantów budżetu, wspomagani przez moderatorów z fundacji, zaprezentowali własne rozwiązania.

Podczas warsztatu zadbano o przestrzeń do dialogu i wzajemnego przekonywania się. Kluczowe było to, by wszyscy uczestnicy otrzymali potrzebne informacje, mogli się zastanowić, zadawać pytania, rozmawiać z innymi. Wykorzystano w tym celu także dłuższą niż zwykle przerwę kawową, w trakcie której można było porozmawiać o wariantach z ich twórcami przy czterech stolikach oraz przy piątym – dyrekcji. Rozmowy podsumowano potem w podgrupach, po czym zaprezentowano zebranym. Zwycięski wariant budżetu wyłoniono drogą głosowania preferencyjnego (pozwalającego każdemu na wskazanie pierwszego i drugiego wyboru). Zadbano o to, by mieszkańcy mieli czas na przemyślenia i rozwianie ostatnich wątpliwości. Urny otworzono przed przerwą obiadową, a zamknięto, gdy każdy oddał głos. W głosowaniu zwyciężył wariant nr 4 – „Twórczość i kształcenie” (35 głosów). Drugie miejsce z 32 głosami uzyskał wariant nr 2 – „Wyjście na zewnątrz”. Z 11 głosami trzecie miejsce zajęły ex aequo wariant nr 1 – „Domowy” i wariant nr 3 – „Masowy, popularny”.

W dalszej części spotkania uczestnicy wyrazili opinie na temat dodatkowych rekomendacji zgłaszanych w czasie warsztatów (można też było zrobić to on-line w czasie między zakończeniem warsztatów przygotowawczych a spotkaniem finałowym). Wszystkie propozycje uszeregowano zgodnie z preferencjami uczestników – głosowanie nad poszczególnymi rekomendacjami odbywało się przez podniesienie ręki. Największe poparcie zyskały następujące pomysły: stworzenie programu wolontariackiego i działań promujących uczestnictwo w kulturze wśród grup wykluczonych, rozwój działań włączających mieszkańców w decydowanie o ofercie DKŚ, działania animacyjne na podwórkach, kontynuowanie budżetu partycypacyjnego w kolejnych latach oraz wprowadzenie do oferty DKŚ nowych działań weekendowych.

Podsumowanie wyników warsztatu finałowego rozesłano do wszystkich osób uczestniczących w warsztatach, do organizacji pozarządowych zaprzyjaźnionych z DKŚ oraz do mediów.

W tym ostatnim otwartym spotkaniu procesu wzięło udział 38 mieszkańców – uczestników wcześniejszych warsztatów i nowych osób. Z myślą o nowicjuszach omówiono na początku przebieg już odbytych warsztatów. Dyrekcja domu kultury i jego liczni pracownicy omówili działalność DKŚ. Następnie przedstawiciele podgrup uczestniczących w tworzeniu czterech wariantów budżetu, wspomagani przez moderatorów z fundacji, zaprezentowali własne rozwiązania.

Ranga warsztatu oraz większa liczba uczestników – oprócz mieszkańców w warsztacie finałowym wzięło udział 10 osób z Domu Kultury, dwie z Urzędu Dzielnicy Śródmieście i osiem z Fundacji Pole Dialogu – sprawiły, że to spotkanie miało inną formułę niż poprzednie. Działalność domu kultury, efekty prac i warianty budżetu przedstawiano ze sceny. Po prezentacji dyrekcja domu kultury odniosła się do wszystkich wariantów, a następnie odpowiadała na pytania uczestników spotkania.
Podczas warsztatu zadbano o przestrzeń do dialogu i wzajemnego przekonywania się. Kluczowe było to, by wszyscy uczestnicy otrzymali potrzebne informacje, mogli się zastanowić, zadawać pytania, rozmawiać z innymi. Wykorzystano w tym celu także dłuższą niż zwykle przerwę kawową, w trakcie której można było porozmawiać o wariantach z ich twórcami przy czterech stolikach oraz przy piątym – dyrekcji. Rozmowy podsumowano potem w podgrupach, po czym zaprezentowano zebranym. Zwycięski wariant budżetu wyłoniono drogą głosowania preferencyjnego (pozwalającego każdemu na wskazanie pierwszego i drugiego wyboru). Zadbano o to, by mieszkańcy mieli czas na przemyślenia i rozwianie ostatnich wątpliwości. Urny otworzono przed przerwą obiadową, a zamknięto po jej zakończeniu, gdy każdy oddał głos. W głosowaniu zwyciężył wariant nr 4 – „Twórczość i kształcenie” (35 głosów). Drugie miejsce z 32 głosami uzyskał wariant nr 2 – „Wyjście na zewnątrz”. Z 11 głosami trzecie miejsce zajęły ex aequo wariant nr 1 – „Domowy” i wariant nr 3 – „Masowy, popularny”.

W dalszej części spotkania uczestnicy wyrazili opinie na temat dodatkowych rekomendacji zgłaszanych w czasie warsztatów (można też było zrobić to on-line w czasie między zakończeniem warsztatów przygotowawczych a spotkaniem finałowym). Wszystkie propozycje uszeregowano zgodnie z preferencjami uczestników – głosowanie nad poszczególnymi rekomendacjami odbywało się przez podniesienie ręki. Największe poparcie zyskały następujące pomysły: stworzenie programu wolontariackiego i działań promujących uczestnictwo w kulturze wśród grup wykluczonych, rozwój działań włączających mieszkańców w decydowanie o ofercie DKŚ, działania animacyjne na podwórkach, kontynuowanie budżetu partycypacyjnego w kolejnych latach oraz wprowadzenie do oferty DKŚ nowych działań weekendowych.

Podsumowanie wyników warsztatu finałowego rozesłano do wszystkich osób uczestniczących w warsztatach, do organizacji pozarządowych zaprzyjaźnionych z DKŚ oraz do mediów.

Wdrażanie
Kluczową sprawą w przypadku tego typu projektów jest wdrożenie ustaleń, czyli realizacja budżetu. W Domu Kultury Śródmieście zakończy się ona pod koniec 2013 roku. Jednak już teraz można powiedzieć, że DKŚ trzyma się ustaleń. Wymagało to od dyrekcji renegocjacji umów z artystami, szukania dodatkowych środków finansowania działalności i podjęcia decyzji o ograniczeniu skali (skrócenie czasu trwania) sztandarowej imprezy – ArtParku. Trzeba jednak podkreślić, że tylko pierwsze z działań wiąże się bezpośrednio z kształtem budżetu ustalonego przez mieszkańców. Zakres ArtParku zmniejszono z powodu braku dopływu środków budżetowych (200 tysięcy zł), który był planowany na 2013 r. i został uwzględniony w pracach nad budżetem.

Dyrekcja placówki rozpoczęła też wdrażanie części rekomendacji wypracowanych przez uczestników procesu – oparła wybrane działania na wolontariacie i wprowadziła „bank pomysłów”. To właśnie rekomendacje, a nie stworzony przez mieszkańców budżet, oceniany przez dyrekcję DKŚ jako nierewolucyjny w stosunku do jego wcześniejszych działań, stały się bodźcem do wprowadzenia zmian w organizacji pracy. Chęć dostosowania zasobów ludzkich do nowych zadań spowodowała ruchy kadrowe pomiędzy placówkami, tak by osoby, którym przypisano poszczególne zadania, pracowały w miejscach ich realizacji.

Ewaluacja
Jeszcze podczas procesu rozpoczęto zewnętrzną ewaluację. Prowadzili ją studenci Instytutu Socjologii Uniwersytetu Warszawskiego zatrudnieni przez Fundację Pole Dialogu. Ewaluacyjnymi działaniami badawczymi były ankiety prowadzone wśród uczestników warsztatów oraz wywiady pogłębione z osobami reprezentującymi wszystkie instytucje partnerskie, z mieszkańcami biorącymi udział w warsztatach, a także z osobami, które przyszły na spotkanie finałowe. Pozwoliło to sprawdzić, czy osiągnięto założone cele; przede wszystkim, czy wypracowano metodykę umożliwiającą przeprowadzenie podobnych projektów oraz przygotowanie rekomendacji na przyszłość.

Uczestnicy badania ewaluacyjnego , zarówno mieszkańcy, jak i organizatorzy, pozytywnie ocenili przygotowanie i przebieg projektu. Organizatorzy szczególnie docenili partnerskie relacje między stronami zaangażowanymi w projekt, otwartość na negocjowanie jego kształtu i komunikację opartą na wzajemnym szacunku. Mieszkańcy podkreślali, jak ciekawym i kształcącym doświadczeniem okazał się dla nich udział w warsztatach. Bardzo istotne było dla nich poczucie, że ich opinie są naprawdę wysłuchiwane, a praca istotna. Za najciekawsze uznali warsztaty, w trakcie których wypracowywali wspólny projekt budżetu DKŚ. Podobało im się również to, że wszelkie wynikłe w trakcie pracy spory udało się kulturalnie rozwiązać, a możliwość poznania różnych punktów widzenia uznali za wartość dodaną. Sukcesem okazało się zaangażowanie obcokrajowców, którzy nie tylko proponowali ciekawe rozwiązania, lecz także zadeklarowali chęć przybliżenia warszawiakom ich kultury w ramach działań DKŚ.

Mieszkańcy pozytywnie odebrali również umiarkowane zaangażowanie pracowników DKŚ w warsztaty kreatywne oraz to, że intuicyjnie znaleźli oni dla siebie miejsce w projekcie – nie ingerując w prace mieszkańców, ale wspierając ich, gdy ci podejmowali decyzje o kształcie budżetu. Wszyscy zgodnie podkreślali rolę dyrektor DKŚ Joanny Strzeleckiej, która z zaangażowaniem pracowała nad wprowadzeniem idei budżetu partycypacyjnego, nie zapominając jednocześnie o pracownikach domu kultury i ich dotychczasowych doświadczeniach. Joanna Strzelecka szeroko propagowała także działania partycypacyjne zarówno w trakcie, jak i po zakończeniu projektu. Za kluczową dla powodzenia tego typu projektów uznano szeroką promocję wydarzenia.

Harmonogram

 

FINANSE

Fundacja Pole Dialogu otrzymała na realizację projektu 60 tys. zł z Fundacji Batorego i 30 tys. zł z Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego. Pieniądze wykorzystano na:

  • honoraria moderatorów i organizatorów (dwie osoby w okresie luty – grudzień 2012 r. i dodatkowe trzy osoby : sierpień – listopad 2012 r.) – 52600 zł,
  • druk (ulotki, plakaty, materiały informacyjne) – 2800 zł,
  • catering – 2800 zł,
  • koszty biurowe (materiały biurowe, materiały na warsztaty i akcje promocyjne) – 3100 zł,
  • księgowość – 4200 zł,
  • dokumentację fotograficzną – 2500 zł,
  • zwiad badawczy – 3300 zł,
  • akcje promocyjne (ArtPark i Powiślenia) – 2700 zł,
  • publikację podsumowującą – 2300 zł,
  • ewaluację – 3500 zł,
  • działania promujące (seminaria, wystąpienia) – 4700 zł.

Przez cały czas trwania projektu dwie osoby pracowały w wymiarze godzin odpowiadającym trzem czwartym etatu, a podczas warsztatów dodatkowe trzy osoby. Akcyjnie wspierało je czworo studentów.

W projekt włączonych było 18 pracowników i czworo instruktorów Domu Kultury Śródmieście. Dyrektor i zastępczyni zaangażowane były na każdym etapie projektu. Poświęcony czas oceniły odpowiednio na 92 i 60 godzin. Pracownikom najwięcej czasu zajęły przygotowania procesu oraz warsztat finałowy. Dziewięć osób przepracowało po 15 godzin, kierownik działu animacji kultury oraz ankieterzy – po 40 godzin, główna księgowa – 20 godzin, instruktorzy – po 10 godzin.

W projekt – na wszystkich jego etapach – zaangażowana była także przedstawicielka Urzędu Dzielnicy Śródmieście (współprzygotowywała i uczestniczyła w warsztatach, kontaktowała się z mediami, promowała wydarzenie na spotkaniach z instytucjami, prowadziła stronę internetową projektu). UDŚ partycypował również w promocji projektu, m.in. przygotowując i drukując materiały informacyjne, finansując spot emitowany w środkach komunikacji miejskiej (około 1500 zł) oraz zapewniając catering na spotkania z mieszkańcami.

Centrum Komunikacji Społecznej udostępniło platformę internetową oraz promowało projekt na swojej stronie internetowej i w serwisie społecznościowym Facebook.

REZULTATY

  • Przygotowanie budżetu partycypacyjnego Domu Kultury Śródmieście.
  • Promocja budżetu partycypacyjnego jako aktywnej formy współdecydowania. Od początku 2013 r. zorganizowano: seminarium dla przedstawicieli warszawskich domów kultury, spotkanie z dyrekcją programu Domy Kultury promującego wypracowane w projekcie rozwiązania i omawiające możliwości promocji budżetu partycypacyjnego wśród domów kultury w całej Polsce, seminarium „Budżet partycypacyjny w praktyce”, spotkanie dla burmistrzów warszawskich dzielnic oraz wystawę fotograficzną promującą projekt. Został on również przedstawiony na Komisji Budżetowej Rady Miasta, a jego opis zamieszczono na stronie internetowej Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji.
  • Zmiany w sposobie postrzegania przez szersze grono warszawiaków działalności DKŚ: dostrzeżono w nim placówkę nowoczesną, otwartą na zmiany, o bogatej i atrakcyjnej ofercie programowej. Dla DKŚ udział w projekcie oznaczał nie tylko możliwość wprowadzenia nowatorskich rozwiązań, lecz także promocję własnej działalności, szansę na pozyskanie nowych odbiorców i szersze poznanie opinii użytkowników o ofercie.
  • Zmiany w strukturze pracy DKŚ związane z realizacją budżetu i wypracowanych podczas warsztatów rekomendacji: powołanie osoby zajmującej się organizacją wolontariatu, stworzenie „banku pomysłów”, otwarcie na pozafinansowe wynagradzanie prowadzących zajęcia.
  • Edukacja mieszkańców w zakresie partycypacji obywatelskiej, konstruowania budżetu i zasad działalności instytucji publicznych.
  • Powstanie publikacji opisującej przebieg procesu budżetowania, zawierającej rekomendacje dla podmiotów pragnących realizować podobne projekty.

PROBLEMY

  • Specyfika finansowania instytucji publicznych: podczas przygotowania budżetu założono dodatkowe – obiecane przez miasto – środki na realizację ArtParku; już po przygotowaniu budżetu wspólnie z mieszkańcami okazało się, że środki, którymi DKŚ dysponuje na 2013 r., są mniejsze niż te, o których dyskutowali uczestnicy projektu. Dlatego w przyszłości, o ile DKŚ zdecyduje się ponownie oddać budżet programowy w ręce mieszkańców, będzie operował mniejszą kwotą, by mieć pewność, że projekt zostanie w pełni zrealizowany.
  • Terminy: co roku prace nad budżetem placówki rozpoczynano na początku listopada, z uwagi na konieczność przedłużenia umów z artystami czy prowadzącymi zajęcia, zarezerwowania zespołów teatralnych itp. Tym razem, ze względu na to, że prace nad budżetem partycypacyjnym trwały do końca listopada 2012 r., na przygotowanie ostatecznego, uwzględniającego udział konkretnych współpracowników i artystów kształtu budżetu został tylko grudzień.
  • Niewielkie zainteresowanie osób stale uczestniczących w zajęciach DKŚ, mimo akcji informacyjnej. Zaangażowanie tych osób było istotne, ponieważ to właśnie je w największym stopniu dotykają zmiany w programie domu kultury.
  • Brak możliwości szybkiej oceny skutków wdrożenia budżetu partycypacyjnego: musi minąć rok, w którym jest on realizowany, by można było wyciągnąć pełne wnioski z projektu i zadecydować, czy przeprowadzić go po raz kolejny.
  • Różny skład grup mieszkańców pracujących nad budżetem: na każdym warsztacie z mieszkańcami pojawiały się nowe osoby, niewiele uczestniczyło we wszystkich warsztatach. Choć rozwiązanie to pozwoliło zaangażować więcej osób w prace nad budżetem, wiązało się także z koniecznością każdorazowego wprowadzania nowych osób we wcześniejsze ustalenia. W trakcie głosowania nad wariantami budżetu niektóre z osób dłużej zaangażowanych zgłaszały obiekcje, że ich głos traktowany jest tak samo jak tych, które przyszły po raz pierwszy.
  • Mniejsze grono odbiorców niż początkowo zakładano.
  • Mniejsza niż zakładano skuteczność akcji promocyjnej – większość uczestników procesu dowiedziała się o projekcie od pracowników DKŚ, znajomych lub za pośrednictwem innych sieci kontaktów.
  • Brak narzędzi internetowych (jak np. symulator budżetu) pozwalających zdalnie uczestniczyć w projekcie na większą skalę niż poprzez forum dyskusyjne czy profil na Facebooku.
  • Brak zaangażowania organizacji pozarządowych, które mogłyby służyć dodatkowymi rekomendacjami w procesie: na zorganizowanym specjalnie dla nich warsztacie pojawili się przedstawiciele tylko dwóch organizacji.

CZYNNIKI SUKCESU

  • Szczere zaangażowanie w proces wszystkich organizatorów – Fundacji Pole Dialogu, Urzędu dzielnicy Śródmieście i Domu Kultury Śródmieście.
  • Dobre relacje i komunikacja między organizatorami projektu, poczucie wspólnoty celów.
  • Elastyczność działań: zorganizowanie dodatkowego spotkania, gdy mieszkańcy zgłaszali taką potrzebę, zmiana programu warsztatów, gdy zaistniała konieczność przekazania dodatkowej wiedzy uczestnikom, modyfikowanie pomysłów na bieżąco, zgodnie z potrzebami uczestników procesu.
  • Zasoby kadrowe, finansowe, czasowe i elastyczność głównego grantodawcy – Fundacji Batorego – które umożliwiły modyfikowanie projektu na bieżąco.
  • Różnorodność metod pracy podczas warsztatów, kreatywność i elastyczność prowadzących.
  • Dbałość o to, by wszyscy uczestnicy procesu (zwłaszcza mieszkańcy) czuli się potrzebni i docenieni, by dysponowali potrzebną wiedzą i narzędziami.
  • Częsta komunikacja z uczestnikami procesu: dbałość o to, by wszyscy mieli wiedzę, co się dzieje na danym etapie projektu; przygotowywanie, rozsyłanie do uczestników i zamieszczanie na stronie internetowej podsumowań warsztatów, powszechna dostępność wszystkich materiałów.
  • Aktywna rekrutacja uczestników procesu.
  • Wiele kanałów przekazu: działania w plenerze, wykorzystanie mediów tradycyjnych i cyfrowych.

 

Tekst: Ewa Tomaszewicz

Tekst powstał na podstawie wywiadów przeprowadzonych w marcu 2013 r. oraz materiałów dodatkowych:

  1. Podzielmy się kulturą. Budżet partycypacyjny Domu Kultury Śródmieście. Opis procesu z rekomendacjami.
  2. Sprawozdanie z realizacji projektu „Podzielmy się kulturą. Budżet partycypacyjny Domu Kultury Śródmieście” dofinansowanego przez Fundację im. Stefana Batorego na mocy umowy zawartej 5 grudnia 2011 r.
  3. Ewaluacja projektu „Podzielmy się kulturą! Budżet partycypacyjny Domu Kultury Śródmieście”.
  4. Media:
  • Adrian Kubicki, „Śródmieście zaprosiło do współdecydowania”, portal ngo.pl, 27 listopada 2012.
  • Wojciech Karpieszuk, „Mieszkańcy sami ułożyli budżet. Na czym oszczędzili?”, Gazeta Stołeczna, 26 listopada 2012.
  • PAP, „Władze Warszawy sondują budżet obywatelski”,wiadomości.onet.pl, 20 października 2012.
  • Grzegorz Markowski, „Stolica będzie mieć budżet partycypacyjny. Na razie w skali mikro”, Biuletyn Kompas, Instytut Spraw Publicznych, 24 września 2012.
  • „Kolejne miasto z budżetem partycypacyjnym. Do grona dołącza Warszawa”, portal funduszesoleckie.eu, 24 września 2012.
  • Wojciech Karpieszuk, „Pierwszy budżet obywatelski. Mieszkańcy sami zdecydują“, „Gazeta Stołeczna”, 20 września 2012.
  • blik, „Dzielenie budżetu DK Śródmieście“, Życie Warszawy, 15 września 2012.
  • Kamila Kruczyńska, „Mieszkańcy zagospodarują budżet Domu Kultury Warszawa Śródmieście”, portal Wiadomości 24, 14 września 2012.
  • ran/roody, „Decyduj o budżecie w dzielnicy. Po raz pierwszy w stolicy”, portal TVN Warszawa, 14 września 2012.
  • Joanna Erbel, „Budżet partycypacyjny: teraz w Warszawie!”, „Krytyka Polityczna”, 14 września 2012.
  • Marek Władyka, „Budżet partycypacyjny: warszawski eksperyment”, portal ngo.pl, 10 września 2012.
  • Redakcja Się Dzieje, „Mieszkańcy zadecydują o budżecie ośrodka kultury”, portal Się Dzieje, 7 września 2012.
  • Redakcja ngo.pl, „Warszawa ma pierwszy budżet partycypacyjny”, portal ngo.pl, 16 czerwca 2012.