Materiały dodatkowe

Esencja projektu

Inicjatywa:

Program Estetyzacji i Ożywienia Gospodarczego Starego Miasta

Miejsce/czas:

Olsztyn, od września 2010 r.

Narzędzia:

Biały wywiad, Spotkania konsultacyjne, Wywiad indywidualny

Etapy:

Wyznaczanie priorytetów, planowanie działań

Kontakt:

Marcelina Chodyniecka-Kuberska, asystentka prezydenta Olsztyna ds. estetyzacji miasta, e-mail: kuberska.marcelina(at)olsztyn.eu; Aneta Szpaderska, rzecznik prasowy Urzędu Miasta Olsztyn, Biuro Komunikacji Społecznej, e-mail: rzecznikprasowy(at)olsztyn.eu

Polska, Estetyzacja i ożywienie gospodarcze Starego Miasta w Olsztynie

Niektóre konsultacje społeczne są jak zły sen urzędnika. Mieszkańcy niezainteresowani tematem przychodzą na konsultacje wyładować swoją frustrację i złość na władze. Nie podejmują dialogu, nie zgłaszają żadnych propozycji. Na dodatek są skonfliktowani między sobą, tak że nie sposób wyłonić przedstawicieli, by rozmawiać w mniejszym gronie. Ciężko wypracować jedno spójne stanowisko…

Z taką sytuacją zetknęła się przedstawicielka Urzędu Miasta w Olsztynie, próbując przeprowadzić konsultacje na temat poprawy wizerunku i ożywienia starówki. Dziś po ponad roku intensywnych działań współpraca pomiędzy władzami a interesariuszami obecnymi na Starym Mieście przebiega sprawnie, a wygląd starówki ciągle się poprawia.

Program Estetyzacji i Ożywienia Gospodarczego Starego Miasta

od września 2010 r.

Olsztyn

Marcelina Chodyniecka-Kuberska, asystentka prezydenta Olsztyna ds. estetyzacji miasta, e-mail: kuberska.marcelina(at)olsztyn.eu; Aneta Szpaderska, rzecznik prasowy Urzędu Miasta Olsztyn, Biuro Komunikacji Społecznej, e-mail: rzecznikprasowy(at)olsztyn.eu

  

KONTEKST

Olsztyn, stolica województwa warmińsko-mazurskiego, ma znaczący potencjał inwestycyjny i turystyczny. Ponad 20 proc. terenu miasta pokrywają lasy i liczne jeziora, a dobrze zachowana starówka kusi przyjezdnych wieloma zabytkami. Do niedawna, jak zresztą większość miast w Polsce, Olsztyn nie posiadał spójnej wizji, strategii czy koncepcji charakteru elementów wizualnych tworzących przestrzeń publiczną i wizerunek miasta. Kompetencje osób wpływających na wizerunek i wygląd były rozczłonkowane w różnych wydziałach i jednostkach miejskich. Słaby przepływ informacji między decydentami i wykonawcami istotnie przyczyniał się do chaosu wizualnego w Olsztynie. Jednocześnie dynamiczny rozwój miasta oraz boom inwestycyjny przyspieszyły narastanie niespójności wizualnej miasta.

Władze miasta postrzegały tę sytuację jako zagrożenie – brak dbałości o estetykę mógł trwale zmniejszyć atrakcyjność Olsztyna zarówno dla inwestorów, jak i turystów, oraz negatywnie wpływać na satysfakcję mieszkańców. Z drugiej strony spójny i estetyczny wizerunek oraz atrakcyjna przestrzeń miejska mogłyby być czynnikiem wspomagającym napływ inwestorów i turystów, a przez to przyczynić się do ożywienia gospodarczego miasta. Głosy o konieczności zadbania o estetykę miasta pojawiały się już w pierwszych latach XXI w.

Latem 2006 r. zgłoszono np. inicjatywę ujednolicenia parasoli w ogródkach piwnych na olsztyńskiej starówce, jednak nie znalazła ona akceptacji. Przeprowadzono też dwie kampanie wizerunkowo-promocyjne: „Olsztyn – przestrzeń radości” w 2008 roku i rok później „Miasto – Ogród”, kontynuowaną w 2010 jako „O!Gród z natury”. Jednak tak częste zmiany w działaniach promocyjnych utrudniały stworzenie spójnego wizerunku. Dodatkowo kampanie w minimalnym stopniu dotyczyły wyglądu i spójności estetycznej miasta. Choć pracownicy urzędu miasta rozumieli potrzebę określenia głównych obszarów działań i stworzenia całościowego planu (mówiono np. o przywróceniu stanowiska plastyka miejskiego) brakowało pomysłów na sposób przeprowadzenia tego przedsięwzięcia.

Sytuacja zmieniła się jesienią 2010 r., kiedy do prezydenta Olsztyna zgłosiła się Marcelina Chodyniecka-Kuberska, aktywna i znana w środowisku społeczniczka, absolwentka Akademii Sztuk Pięknych i projektantka. Przedstawiła własną, spójną listę aspektów wyglądu miasta (podzielonych na obszary tematyczne), które należy zmienić (ramowy program estetyzacji), by miasto zyskało atrakcyjny wizerunek. Miała też gotowe propozycje działań i własnych projektów w tym zakresie. Prezydent zaakceptował koncepcję i utworzył stanowisko asystentki ds. estetyzacji miasta, obsadzając na nim autorkę ramowego programu estetyzacji. W zamian za stworzenie ramowego projektu estetyzacji przestrzeni miejskiej projektantka otrzymała możliwość wprowadzenia w życie zaplanowanych przez siebie zmian. Zadaniami postawionymi przed nią były wdrożenie zaproponowanego planu estetyzacji przestrzeni publicznej Olsztyna oraz stworzenie całościowej, harmonijnej koncepcji wizerunku miasta atrakcyjnego dla mieszkańców, turystów i inwestorów. 

Cały projekt estetyzacji przestrzeni publicznej i poprawy wizerunku Olsztyna obejmował sześć niezależnych podprojektów. Cztery z nich dotyczyły zaprojektowania i wyznaczenia spójnych zasad dla każdego z czterech istotnych obszarów decydujących o wyglądzie miasta.

  • Strategia Meblowania Miasta – jednolita, wspólna dla całego miasta koncepcja małej architektury, której zasad musieliby przestrzegać wszyscy wykonawcy realizujący zlecenia miejskie.
  • System Informacji Miejskiej – jeden projekt dla wszystkich znaków informacyjnych w Olsztynie (od tablic z nazwami ulic aż po mapy terenów zielonych i tablice historyczne – jednolity i współgrający z całą koncepcją.
  • System Umieszczania Reklam – zasady umieszczania banerów i szyldów w przestrzeni miejskiej, obowiązujące wszystkich właścicieli reklam. Przyjęto tu założenie, że choć reklama w przestrzeni miejskiej jest ważna dla podmiotów gospodarczych, to nadrzędną zasadą jest zachowanie estetyki.
  • Zasady Grafiki Miejskiej Marki Olsztyn – skodyfikowany wizerunek, którym promuje się miasto – stały i spójny w różnych obszarach i okolicznościach,  mający szansę utrwalić się w pamięci turystów i inwestorów.

 

 Oprócz czterech głównych podprojektów wyodrębniono również:

  • Program Ożywienia Gospodarczego i Poprawy Estetyki Starego Miasta – Stare Miasto jest wizytówką Olsztyna i jego wygląd ma znaczący wpływ na to, jak miasto jest postrzegane. Projekt jego estetyzacji i ożywienia – na którym koncentrujemy się w tym artykule – był drugim po Systemie Informacji Miejskiej podprojektem, na którym skupiły się wysiłki urzędników. Ponieważ określony był przez miejsce, a nie temat działań, był najbardziej różnorodny z podprojektów.
  • Stworzenie na koniec całego przedsięwzięcia jednego spójnego Kodeksu Estetyzacji Olsztyna – przygotowanie dokumentu o mocy prawnej, wyznaczającego zasady, którym podporządkowane będą wszystkie elementy decydujące o estetyce przestrzeni publicznej. Kodeks będzie zbiorem zasad i procedur wypracowanych w podprojektach.

 

Umiejscowienie podprojektów w czasie względem siebie przedstawia poniższy harmonogram. 

 Szczegółowy opis projektu estetyzacji i jego podprojektów znajduje się tutaj >>>.

OPIS PROCESU

Program Ożywienia Gospodarczego i Poprawy Estetyki Starego Miasta

Obszar Starego Miasta należy do strefy historycznej, a tworzenie jego wizerunku miało być podporządkowane innym podprojektom. Jednak ze względu na ogromne znaczenie starówki dla wizerunku Olsztyna powstał oddzielny podprojekt poświęcony rewitalizacji i poprawie image’u tego obszaru. 

Oparto się na założeniu, że estetyka jest tu nieodłącznie związana z gospodarką, a grupą, która ma największy wpływ na wizerunek starówki, są działający tam przedsiębiorcy. Przy czym wiadomo było, że tylko dialog z nimi może zaowocować wypracowaniem i wdrożeniem planowanych działań.

Program miał dwa cele. Pierwszy dotyczył wypracowania zasad funkcjonowania różnych podmiotów na starówce z uwzględnieniem estetyki tego obszaru. Drugim celem było wypracowanie procedur i zasad współpracy urzędu miasta z podmiotami obecnymi na starówce w taki sposób, by coroczne ustalenia dotyczące estetyki elementów obecnych tam sezonowo mogły być skuteczne i żeby pozytywnie wpływały na wizerunek.

Na Starym Mieście przedsiębiorcy funkcjonują sezonowo, co roku na wiosnę planowane są te elementy, które pojawiają się wyłącznie w okresie turystycznym, a jednocześnie najsilniej wpływają na estetykę (ogródki kawiarniane i piwne, stragany, stoiska itp.). Opisywany program realizowany był przez prawie dwa lata, objął zatem dwa sezony, a sama realizacja w dużym stopniu odzwierciedlała dynamikę funkcjonowania głównej grupy interesariuszy.

Pierwsze rozmowy z przedsiębiorcami rozpoczęto przed sezonem letnim 2011 r. Chodziło o poznanie ich potrzeb, a następnie wspólnie z nimi ustalenie działań. Wiele innych aspektów, zwłaszcza stałych, niepodlegających sezonowości zasad estetyki obowiązujących na Starym Mieście, dyskutowano jeszcze raz w kolejnym roku, kiedy na wiosnę przeprowadzono ponowną diagnozę i zaplanowano kolejne działania. Ich efekt miał być częściowo stały, częściowo zaś widoczny w sezonie letnim 2012. Proces ten obrazuje poniższy schemat.

 

Diagnozowanie 1

Planowanie działań 2011 - konsultacje

(próbne ustalania stałych zasad estetyzacji)

Wdrażanie 2012

Monitoring i ewaluacja 

Diagnozowanie 2

Planowanie Działań 2012 - konsultacje

Ustalanie stałych zasad estetyzacji Starego Miasta

Diagnozowanie 1

W pierwszym roku trwania podprojektu ekspercka diagnoza wykonana przez Marcelinę Chodyniecką-Kuberską (oparta na założeniach jej autorskiego projektu) została wykonana z wykorzystaniem  tzw. białego wywiadu.

NARZĘDZIE: Biały wywiad

Biały wywiad – systematyczne gromadzenie informacji pochodzących z ogólnie dostępnych źródeł − może być także jednym z narzędzi stosowanych do przeprowadzania procesów partycypacyjnych. Należy jednak pamiętać, że o ile wyszukiwanie artykułów w lokalnej prasie i na portalach internetowych stanowi bardzo bogate źródło informacji, to narzędzie to nie jest wystarczającym elementem diagnostycznym procesów partycypacyjnych. W Projekcie Estetyzacji Starego Miasta biały wywiad był narzędziem wstępnej diagnozy sytuacji. Przyszła asystentka ds. estetyzacji, jeszcze jako pracowniczka organizacji pozarządowej, przez kilka miesięcy monitorowała prasę lokalną oraz portale i fora internetowe na temat sytuacji w Olsztynie. Metoda ta nie ujawniła jednak wszystkich punktów widzenia i obszarów istotnych w kontekście estetyzacji tego obszaru.

[zobacz: skrzynka z narzędziami]

Taki sposób postawienia diagnozy pozwolił na skuteczne określenie potrzeb w zakresie estetyki, jednak – jak się okazało – projekt pisany w oparciu o tak skonstruowaną diagnozę nie zawsze brał pod uwagę inne istotne aspekty, takie jak przepisy kodeksu drogowego mające zastosowanie na tym obszarze lub kwestie ekonomiczne związane z najmem i zasadami opłat za przestrzeń na Starym Mieście.

Dodatkowo diagnoza nie powstała partycypacyjnie. Nie mogła więc skutecznie przygotować koordynatorki do planowania procesu, ponieważ wszystkie zagadnienia były ujęte z perspektywy przedstawicieli urzędu miasta, z pominięciem innych punktów widzenia i istotnych tematów. Tak postawiona diagnoza silnie wpłynęła na kształt pierwszych konsultacji, podczas których starano się zaplanować działania.

ETAP: wyznaczanie priorytetów i planowanie działań - konsultacje

Nad przeprowadzeniem konsultacji pracowała przede wszystkim Marcelina Chodyniecka-Kuberska, autorka i koordynatorka projektu. Jej stanowisko –  asystentki ds. estetyzacji przy prezydencie miasta – stanowiło o sile działań, było równe rangą dyrektorom wydziałów i ułatwiało skuteczne działanie oraz współpracę z różnymi jednostkami w urzędzie miasta. Z drugiej strony taka organizacja oznaczała wydzielenie jednoosobowej komórki w strukturze urzędu. Koordynatorka nie miała zatem do dyspozycji żadnego zespołu i większość zadań wykonywała sama, co przy projekcie tej skali znacznie opóźniało wykonanie zadań. Poza tym pomoc udzielana przez innych urzędników dotyczyła pojedynczych działań, z którymi koordynatorka zwracała się do danego wydziału lub osoby. Nie otrzymała więc wsparcia merytorycznego przy planowaniu całości konsultacji publicznych (choć otrzymała pomoc w organizacji pojedynczych spotkań). Plany całościowe konsultacji okazały się jednak nieadekwatne i zostały bardzo szybko zmienione. Taki obrót spraw można dwojako interpretować. Z jednej strony można krytycznie stwierdzać o niedostatecznym przygotowaniu procesu partycypacyjnego, z drugiej jednak można wskazywać na dużą elastyczność i umiejętność dopasowania się koordynatorki i urzędu do potrzeb interesariuszy i specyfiki procesu. 

Zgodnie z założeniami w konsultacjach programu estetyzacji miały uczestniczyć wszystkie osoby zaangażowane w tworzenie elementów składających się na wizerunek Starego Miasta. Wstępna propozycja działań i wyglądu elementów obecnych na starówce była wcześniej przygotowana przez koordynatorkę projektu. Takie działanie miało ułatwić uczestnikom dialogu wyobrażenie sobie różnych możliwych rozwiązań. Projekty przedstawiane podczas konsultacji wielokrotnie zmieniano i dopasowywano do potrzeb różnych grup zaangażowanych w konsultacje.

Konsultacje rozpoczęły się od otwartych spotkań informacyjnych. Celem pierwszego z nich (kwiecień 2011) było przedstawienie całości projektu estetyzacji Olsztyna i pokazanie powiązań pomiędzy podprojektami. Podczas każdego z kolejnych spotkań przekazywano wstępne informacje na temat konkretnego, pojedynczego podprojektu, w tym również Programu Ożywienia Gospodarczego i Poprawy Estetyki Starego Miasta.

Aby dotrzeć do pożądanych grup odbiorców – uczestników konsultacji − informacje o spotkaniach rozsyłano do organizacji pozarządowych zajmujących się problematyką dizajnu i wizerunku miasta działających aktywnie w Olsztynie. Informacje i zaproszenia otrzymali również liderzy społeczności, umieszczono je także na otwartym forum internetowym platformy konsultacji społecznych w Olsztynie. To ostatnie narzędzie, choć nie pozwalało na rozmowę z reprezentatywną grupą mieszkańców, umożliwiało szybkie dotarcie z informacją do osób zainteresowanych. Co prawda tylko niewielka liczba mieszkańców aktywnie uczestniczyła w dyskusji na forum – jednak liczba odwiedzających była wielokrotnie większa niż zazwyczaj. Dlatego narzędzie to stanowiło istotny kanał informowania mieszkańców. 

NARZĘDZIE: Spotkania konsultacyjne

Spotkania konsultacyjne organizowano przy wsparciu i pomocy Biura Komunikacji Społecznej, jednostki Urzędu Miasta Olsztyn. Na każdym spotkaniu obecny był moderator lub facylitator wspierający skuteczną komunikację i czuwający nad procedurą oraz efektami spotkania. Uczestnikom przedstawiano wstępny pomysł i plany urzędu miasta związane z omawianym podprojektem. Treści te następnie dyskutowano z mieszkańcami, dbając o to, by każdy mógł wypowiedzieć swoje zdanie. Sposób ten okazał się skuteczny w określeniu potrzeb i rozpoznawaniu wymagań w odniesieniu do procesu zmian planowanych na starówce.

W przypadku konsultacji planów dotyczących Starego Miasta z przedsiębiorcami starano się zastosować taki sam model konsultacji. Jednak brak wstępnego rozpoznania potrzeb tej grupy (niedostateczna diagnoza) oraz bardzo silne emocje ujawniane podczas spotkań nie pozwoliły osiągnąć założonych rezultatów. Dla tej grupy proces estetyzacji i wprowadzania zmian wiązał się z wieloma aspektami prawnymi i gospodarczymi, których omawiania przedstawiciele miasta nie zaplanowali i nie byli do tego przygotowani.

[zobacz: skrzynka z narzędziami]

Ponadto uczestnicy mieli różne, czasem przeciwstawne interesy i pomysły. Rodziło to konflikty oraz silne emocje, które potęgował brak zaufania przedsiębiorców do urzędników – dotychczasową komunikację z urzędem postrzegali oni jako niesprawną. Trudno było więc skupić uwagę wszystkich wokół tematu estetyzacji, dopóki nie omówiono innych kwestii ważnych dla przedsiębiorców. Ze względu na taką atmosferę i ujawniające się konflikty koordynatorka postanowiła wykorzystać inne formy konsultacji, głównie spotkania indywidualne lub w mniejszych grupach.

NARZĘDZIE: Wywiad indywidualny

Aby zachęcić przedsiębiorców do udziału w konsultacjach indywidualnych, wykorzystano prawo. Co roku każdy z restauratorów posiadających ogródek musi uzyskać zgodę urzędu miasta na jego rozstawienie. Tym razem przedsiębiorcy po pozwolenie musieli zgłosić się do biura koordynatorki projektu estetyzacji. Przy okazji mieli okazję obejrzeć symulacje wyglądu Starego Miasta i własnego ogródka, wypowiedzieć się i podyskutować z koordynatorką. Podczas spotkania przedsiębiorcę pytano o jego potrzeby i problemy, które mogą mieć wpływ na realizację projektu estetyzacji i ożywienia gospodarczego Starego Miasta. Dzięki zgromadzonej w ten sposób wiedzy projekt można było dopasować do potrzeb przedsiębiorców.

Wywiady indywidualne okazały się skutecznym narzędziem obniżania poziomu emocji, zbierania informacji, budowania relacji z przedsiębiorcami.

Koordynatorka spotkała się z każdym z przedsiębiorców przynajmniej raz, stosowała także politykę otwartych drzwi dla wszystkich chętnych. W efekcie przeprowadziła przeszło osiemdziesiąt spotkań. Metoda była dobra, ale miała oczywiste ograniczenia, powodowała bowiem wydłużenie procesu i oznaczała znacznie więcej pracy dla koordynatorki. Udało się głównie dzięki jej elastyczności, poświęceniu, dobrej woli i determinacji.

[zobacz: skrzynka z narzędziami]

W budowaniu zaufania przedsiębiorców do urzędników miejskich pomocne okazało się również tworzenie ad hoc grup roboczych złożonych z pracowników różnych służb miasta. Kilkakrotnie podczas konsultacji określano lub odkrywano problemy, których rozwiązanie wymagało skutecznej współpracy różnych instytucji lub wydziałów urzędu. Siła przekonywania koordynatorki poparta autorytetem jej stanowiska (ranga dyrektora wydziału) ułatwiała tworzenie takich grup i skuteczne rozwiązanie problemów przedsiębiorców.

Diagnozowanie 2 (planowanie działań 2012)

Ze względu na duże trudności w komunikacji z przedsiębiorcami na początku procesu, sposób diagnozy i planowania działań zmienił się diametralnie w drugim roku trwania projektu. Koordynatorka projektu zebrała i przeanalizowała wszystkie wnioski z konsultacji prowadzonych w 2011 roku. Stanowiły one punkt wyjścia i diagnozę wstępną do działań w kolejnym roku. Wnioski te przedyskutowano następnie z przedsiębiorcami obecnymi na Starym Mieście (na spotkaniu grupowym oraz spotkaniach indywidualnych). Dzięki temu działania w 2012 roku były dużo bardziej szczegółowe i dokładne.

Wdrażanie, monitoring i ewaluacja

Sposób wdrażania Programu Ożywienia Gospodarczego i Poprawy Estetyki Starego Miasta jest pochodną złożoności zmian wprowadzanych obecnie na olsztyńskiej starówce. W każdym sezonie jako pierwsze realizowane są postanowienia dotyczące rozwiązań sezonowych. Do działań promujących ożywienie gospodarcze i estetyzację należą imprezy i wydarzenia kulturalne organizowane przez urzędników miejskich albo przedsiębiorców lub realizowane przy współpracy wielu stron. Choć wydarzenia te mają najczęściej charakter jednorazowy, odgrywają dużą rolę w ożywieniu gospodarczym, co stanowi ważną część projektu. Przykładowo: w 2012 roku zbudowano we współpracy z przedsiębiorcami dwie sceny przyciągające na Stare Miasto turystów i mieszkańców organizowanymi niemalże co wieczór koncertami. Z kolei zainstalowane w obrębie starówki zielone siedziska nawiązujące kształtem do grafiki miejskiej Olsztyna zachęcają do dłuższego odpoczynku, a tymczasowy plac zabaw zapewnia rozrywkę dzieciom. Dokumentacja innego skutecznie przeprowadzonego wydarzenia – wirtualny spacer po Uliczce Sztuki, zamkniętej na czas wydarzenia uliczce Starego Miasta − znajduje się tutaj >>>.

Jednorazowe wydają się także rozwiązania logistyczne zatwierdzane co roku, np. przemieszczenia straganów rękodzielników czy sezonowe wytyczne i ustalenia dotyczące wyglądu kawiarnianych ogródków. Jednak choć tego typu działania wydają się mieć efekt wyłącznie jednoroczny, to pozwalają testować różne rozwiązania, które następnie mogą zostać skodyfikowane jako zasady estetyki Starego Miasta. Krytyka lub akceptacja niektórych propozycji miasta przez przedsiębiorców pozwala poznać potrzeby różnych grup interesariuszy, a nowatorskie pomysły estetyzacji mogą od razu zostać sprawdzone i poddane ewaluacji.

Jednocześnie poprawiany jest wizerunek starówki (np. ogródki już od pierwszego roku realizacji projektu muszą mieć jednolite parasole w tym samym kolorze), a rozwiązania, które będą obowiązywać na stałe, są wprowadzane stopniowo, bez gwałtownych zmian, co ułatwia przystosowanie się przedsiębiorcom i mieszkańcom. 

Ostatnim aspektem i celem końcowym wprowadzanych zmian jest ustalanie procedur współpracy różnych podmiotów zaangażowanych w funkcjonowanie Starego Miasta. W czasie trwania projektu wszelkie zmiany nadzorowane są bezpośrednio przez koordynatorkę. Ona również organizuje i kontroluje współpracę i całą komunikację pomiędzy służbami miejskimi a mieszkańcami. Dzięki jej działaniom ustanowiono ścieżki skutecznej komunikacji, zbudowano zaufanie i zaczęto ustalenia odnośnie procedur. Zakończenie projektu będzie obejmować skodyfikowanie tak wypracowanych rezultatów. Wstępnie planowane jest m.in. powołanie stałego koordynatora komunikującego się z przedsiębiorcami (rozpoczęto już tworzenie bazy kontaktów).

Harmonogram Programu Ożywienia Gospodarczego i Poprawy Estetyki Starego Miasta

FINANSE

Wszystkie działania w ramach projektu estetyzacji i ożywienia gospodarczego Starego Miasta zostały przeprowadzone przez urzędników w ramach ich obowiązków służbowych, w czasie pracy. Na stałe projektem zajmowała się asystentka prezydenta Olsztyna ds. estetyzacji miasta. Realnym kosztem było stworzenie i utrzymanie tego stanowiska. Konsultacje publiczne organizowane na początku projektu odbywały się w sali biblioteki publicznej, którą użyczano nieodpłatnie. Kolejne konsultacje przeprowadzano w salach urzędu miasta lub w terenie – na olsztyńskiej starówce.

Na działania promocyjne i wydarzenia uwzględnione w programie estetyzacji w trakcie jednego sezonu letniego w roku 2012 władze miasta przeznaczyły fundusze w wysokości ok 30 tys. złotych.

Działanie

Koszty

Projekt estetyzacji

Użyczony bezpłatnie przez autorkę

Koordynacja procesu

Etat asystentki ds. estetyzacji (ponad 2 lata)

Wsparcie w organizacji konsultacji społecznych (z wyjątkiem spotkań indywidualnych)

Biuro Komunikacji Społecznej UM, w ramach etatów urzędników

Sale na spotkania indywidualne i spotkania konsultacyjne z przedsiębiorcami

Urząd miasta, w ramach kosztów stałych ponoszonych niezależnie od procesu przez urząd

Sale na spotkania z mieszkańcami

Biblioteka publiczna w Olsztynie, użyczenie nieodpłatne

Realizacja wydarzeń i działań promocyjnych w sezonie letnim (turystycznym) na Starym Mieście

30 tys. zł/sezon, z budżetu miasta

REZULTATY

Projekt Estetyzacji i Ożywienia Gospodarczego Starego Miasta nie został jeszcze zakończony – jego zamknięcie planowane jest na czwarty kwartał 2012 r. Dlatego część opisanych poniżej rezultatów została zrealizowana częściowo (wyróżnione poniżej kursywą). Już teraz jednak można zaobserwować wiele pozytywnych zmian.

  • Rozpoczęcie autentycznego i skutecznego dialogu między podmiotami obecnymi na Starym Mieście oraz z władzami doprowadziło do:
    • powstania pozytywnej atmosfery w kontaktach między podmiotami zaangażowanymi w funkcjonowanie starówki (służby miejskie, mieszkańcy, przedsiębiorcy);
    • zwiększenia poziomu zaufania przedsiębiorców do władz miejskich;
    • poprawy komunikacji urzędu miasta z grupami interesariuszy, a także między różnymi podgrupami, co generuje niższy poziom konfliktów i umożliwia lepszą współpracę − to dzięki temu np. przedsiębiorcy ufundowali i otworzyli scenę na Targu Rybnym, na którą w sezonie letnim 2012 przygotowali program rozrywkowy.
  • Wprowadzenie na Starym Mieście szczegółowych rozwiązań odpowiadających na potrzeby przedsiębiorców ujawnione podczas konsultacji. Rozwiązania te przyczyniają się do ożywienia gospodarczego i pozytywnie wpływają na wizerunek starówki. Przykładem może być zmiana lokalizacji straganów rękodzielniczych (dzięki czemu sprzedawcy mają prawie trzykrotnie większy zysk), czy też zmiana kategorii ulic na drogi wewnętrzne, dzięki czemu prowadzenie ogródków stało się dla wielu przedsiębiorców bardziej opłacalne. 
  • Stworzenie spójnego zbioru zasad estetyki elementów tworzących wizerunek Starego Miasta obowiązującego każdy podmiot działający na obszarze starówki. Ma on zostać spisany na podstawie wszystkich informacji zebranych podczas dwuletniego procesu konsultacji.
  • Wypracowanie (na podstawie doświadczeń z konsultacji i wdrożenia) rekomendacji dla nowych procedur pozwalających na szybkie reagowanie służb miejskich w sprawach dotyczących starówki. Procedury mają opierać się na ustalonych ścieżkach komunikacji i praktykach współdziałania podmiotów wypracowanych podczas realizacji Programu Ożywienia Gospodarczego i Poprawy Estetyki Starego Miasta.

PROBLEMY

Koordynacja dużego projektu przypisana została jednej osobie, która poza kwestiami organizacyjnymi i logistycznymi odpowiadała za stronę merytoryczną projektu. Dodatkowo nie miała żadnego doświadczenia w przeprowadzaniu konsultacji i stosowaniu metod partycypacji publicznej. Wsparcie, jakie otrzymywała od innych urzędników miejskich, było „punktowe” i dotyczyło organizacji mniejszych wycinków procesu.

Można przypuszczać, że konsultacje mogłyby być przeprowadzone skuteczniej i w sposób łatwiejszy dla organizatorów, gdyby koordynatorka nie musiała samodzielnie, intuicyjnie i na bieżąco testować narzędzi współpracy z interesariuszami. Działania z udziałem społeczności byłyby wtedy planowane i przeprowadzane ze znacznie mniejszym nakładem czasu, pracy i osobistego poświęcenia koordynatorki.

Inną dużą barierą procesu partycypacji na Starym Mieście był brak zaufania części podmiotów do urzędników miejskich. Wypracowanie rozwiązań zaakceptowanych, a następnie przestrzeganych przez wszystkich zainteresowanych (np. właściwe umieszczanie reklam lub projektowanie ogródków piwnych) wymagało od interesariuszy rozmowy o własnych potrzebach oraz otwarcia się na poglądy innych. Nieprzychylne nastawienie do urzędników skutecznie hamowało proces komunikacji.

Duże wyzwanie stanowiło też to, że do rozwiązania niektórych bardziej złożonych problemów konieczna była współpraca wielu organów służb miejskich. Brakowało ustalonych, szybkich ścieżek współpracy i komunikacji między nimi. Ustalenie relacji i kanałów szybkiej, skutecznej komunikacji wymagało dużych nakładów czasu i pracy. 

CZYNNIKI SUKCESU

  • Osoba koordynatorki – proces prowadziła zmotywowana społeczniczka, ekspertka, znana i szanowana w różnych olsztyńskich środowiskach.
  • Elastyczność koordynatorki i urzędu – chęć i umiejętność dopasowywania się do sytuacji, np jeżeli jedna metoda działania nie przynosiła rezultatów, natychmiast zmieniano ją na inną; gdy konieczna była obecność w procesie urzędnika innego wydziału lub pracownika innych służb miasta – osoby takie zapraszano na spotkania; w sytuacji, gdy jeden z projektów artystyczno-edukacyjnych nie zyskał aprobaty uczestników dialogu – projekt ten zarzucono.
  • Poparcie działań przez prezydenta Olsztyna – akceptował i wspierał własnym autorytetem działania koordynatorki.
  • Zadbanie o to, by wszystkie strony procesu rozpoznały i zaakceptowały potrzebę poprawy wizerunku Olsztyna oraz olsztyńskiego Starego Miasta. Asystentka ds. estetyzacji – koordynatorka projektu – przekonała do swojej perspektywy uczestników programu, dzięki czemu zaangażowali się oni w działania na rzecz poprawy estetyki Starego Miasta.
  • Intensywne konsultacje na różnych etapach działań, nawiązanie relacji ze wszystkimi uczestnikami procesu.
  • Uwzględnianie podczas realizacji nie tylko zaplanowanych aspektów estetyzacji, lecz także obszarów stanowiących problem dla poszczególnych grup mieszkańców lub przedsiębiorców. Uzyskano dzięki temu całościowe spojrzenie na procesy kształtujące wizerunek Starego Miasta oraz zbudowano zaufanie uczestników procesu.
  • Nawiązanie interdyscyplinarnych dróg kontaktu wewnątrz urzędu.
  • Przejęcie na siebie odpowiedzialności za proces przez koordynatorkę projektu. Choć projekt mógłby działać sprawniej przy większej liczbie zaangażowanych osób z urzędu miasta, to zdecydowaną zaletą był jednak fakt, iż jedna osoba była twarzą wszystkich działań i przed uczestnikami partycypacji brała na siebie odpowiedzialność za każdą część procesu.

REKOMENDACJE

  • Wymóg obecności specjalistów w różnych dziedzinach na spotkaniach z interesariuszami.

Te konsultacje prowadziłam z dyrektorem wydziału promocji i nie umieliśmy odpowiedzieć na część pytań. Były to pytania dotyczące strategii, ekonomii, inwestycji. Na kolejne spotkania zaczęliśmy więc zapraszać dyrektorów tych instytucji […] – Marcelina Chodyniecka-Kuberska, asystentka prezydenta Olsztyna ds. estetyzacji miasta.

  • Wymóg współpracy pomiędzy różnymi instytucjami, jednostkami i wydziałami urzędów

W urzędzie wszystko się dzieje hierarchicznie, są wydziały od różnych rzeczy. Mamy przestrzeń miejską i na tę przestrzeń wpływa wiele różnych osób. I jeśli chcemy rozmawiać o przestrzeni, to nie ma sensu rozmawiać z samym plastykiem miejskim – Marcelina Chodyniecka-Kuberska.

Nasza starówka nie jest duża i wymaga takiej współpracy, interwencji, wsparcia, zjednoczenia się w jednej idei. Pomysły są oczywiście różne, często wykluczające się nawzajem, ale współpraca jest konieczna – Aneta Szpaderska, rzecznik prasowy Urzędu Miasta Olsztyn, Biuro Komunikacji Społecznej.

  • Konieczność wzięcia pod uwagę opinii i potrzeb wszystkich grup interesów współtworzących daną przestrzeń.

Spotyka się to z wieloma oporami. Trzeba pamiętać, że na Starym Mieście różne grupy mają swoje różnego rodzaju interesy. Są mieszkańcy […], przedsiębiorcy, turyści … No i teraz weźmy to wszystko pogódźmy! […] A pogodzić trzeba – Konrad Lenkiewicz, przedsiębiorca ze Starego Miasta, radny i przewodniczący Komisji Kultury Urzędu Miasta Olsztyn.

  • Rozpoczynanie konsultacji po stworzeniu konkretnej, dobrze przemyślanej propozycji tematów rozmów (szczegółowy harmonogram konsultacji, narzędzia angażujące ludzi lub propozycja rozwiązania).

Wychodzi się od działalności edukacyjnej. Ale dobrze jest mieć jakiś pomysł na początek […].Wyjście do konsultacji z czystą niezapisaną kartką może spowodować, że konsultacje będą problematyczne. […] Ludzie będą mówić: „Ale wy nam nic nie pokazaliście” […]. [Oni] oczekują jakiejś propozycji. […] Jak w każdej dziedzinie, są też użytkownicy i fachowcy, którzy to robią. Nie każdy, kto odkręca kran, potrafi go naprawić – Aneta Szpaderska.

  • Konieczność elastycznego podejścia i dopasowania się do uczestników procesu partycypacyjnego.

Jako przykład można podać jedno z ostatnich spotkań, gdzie braliśmy pod uwagę to, że się zbliża okres urlopowy, że jest Euro, że jest festiwal filmów i „Wrzenie społeczne” i że jeszcze w danym terminie jedna grupa nie może uczestniczyć – Bartosz Kamiński, Biuro Komunikacji Społecznej Olsztyna.

Spotkania odbywały się i w dni pracy, i w dni wolne. Stworzyliśmy wachlarz możliwości. Nie możesz być wtedy? Przyjdź w innym terminie. W ogóle nie możesz przyjść? Dobrze, Marcelina przyjdzie do ciebie! – Aneta Szpaderska.

 

Tekst: Agnieszka Mulak
Na podstawie wywiadów przeprowadzonych w czerwcu 2012 r. z władzami miasta oraz osobami uczestniczącymi w działaniach, materiałów udostępnionych przez pełnomocnika prezydenta Olsztyna ds. estetyzacji miasta oraz informacji zebranych na platformie konsultacji społecznych Olsztyna (www.konsultacje.olsztyn.eu). 
Zdjęcia: Łukasz Sokół

 

KOMENTARZ KRYTYCZNY

Inspirujący opis. Proces opisany jest całościowo i epicko. Poniekąd jest nawet historią osobistą. Pojawia się w niej bohaterka (pochodząca zarówno z zewnątrz urzędu jak i w pewnym sensie spoza miasta), którą poznajemy jako kogoś, kto ma silne postanowienie dokonania zmiany i dąży do niej konsekwentnie odbierając jednocześnie w tym procesie wiele nauczek i wyciągając z nich wnioski.

Ważne jest to, że proces ma „swoją twarz”. Przedsięwzięcie nie jest tylko przedsięwzięciem bezosobowego urzędu, ale konkretnej osoby, która go uwiarygadnia, ale też jest gotowa ponosić ryzyko takiego osobistego zaangażowania. Oznacza to więc zarówno osobistą satysfakcję, jak i w pewnym sensie osobiste ryzyko w przypadku porażki przedsięwzięcia. A o porażkę łatwo, bowiem cała sprawa okazuje się (jak zwykle) bardziej skomplikowana niż mogło się wydawać na początku, tym bardziej, że proponowane metody odbiegają od rutyny. Ów osobisty element historii każe ostrożnie podchodzić do kwestii replikowalności modelu. Z jednej strony dość banalne jest stwierdzenie, że bez osobistego zaangażowania sprawy na ogół się nie dzieją. Z drugiej strony nie sposób liczyć na to, że osoby o takim poziomie motywacji pojawią się w każdym urzędzie.

Odrębnym aspektem całej sprawy jest dość w istocie (a szkoda) cel całego przedsięwzięcia, a mianowicie estetyzacja miasta. Nasze miasta stają się coraz bardziej nowoczesne, lepiej „wyposażone” – często jednak temu „umeblowaniu” nie towarzyszy odpowiedni poziom smaku. Miasta robią się do siebie podobne, zgoła „sklonowane”. Brakuje im tożsamości, a ich ulice stanowią permutacje tych samych w całej Polsce sieci banków, telefonii komórkowej, aptek, sklepów. Często trudno je od siebie odróżnić. Ten rodzaj szczególnej standaryzacji domaga się często zdecydowanego ale i rozważnego – „estetycznego oporu”. Nie polega na dopuszczeniu do chaosu, ale znacznie trudniejszego przedsięwzięcia polegającego na działaniu uzgodnionym przez wielu uczestników – urzędy, przedsiębiorców, obywateli – to właśnie zdarzyło się w Olsztynie i warto brać z niego przykład.

Kuba Wygnański, Fundacja „Stocznia”