Materiały dodatkowe

Esencja projektu

Inicjatywa:

Fundusze sołeckie w gminie Krzeszowice

Miejsce/czas:

Krzeszowice, woj. małopolskie, od 1995r.

Kontakt:

Urząd Gminy Krzeszowice, Jan Bereza – sekretarz gminy, tel. (12) 252 08 00, e-mail: sekretariat(at)um.krzeszowice.pl

Polska, fundusze sołeckie w Krzeszowicach

Fundusze sołeckie to: duże obciążenie sołtysów i gminy, frekwencyjny niewypał na spotkaniach z mieszkańcami i środki niewystarczające w stosunku do potrzeb. Tak myśli połowa gmin w Polsce. W Krzeszowicach jest dokładnie odwrotnie – wszyscy są przyzwyczajeni, że mogą wpływać na decyzje finansowe w gminie. Fundusze pozostające do dyspozycji mieszkańców to tradycja – dyskutuje się o nich i akceptuje na zebraniach wiejskich od połowy lat 90. ubiegłego wieku. Mozolnie, ale konsekwentnie mieszkańcy i lokalne władze budują wzajemne zaufanie, a wraz z nim sukcesywnie zwiększają się środki przeznaczane na fundusze.

Fundusze sołeckie w gminie Krzeszowice

od 1995r.

Krzeszowice, woj. małopolskie

Urząd Gminy Krzeszowice, Jan Bereza – sekretarz gminy, tel. (12) 252 08 00, e-mail: sekretariat(at)um.krzeszowice.pl

KONTEKST

Gmina Krzeszowice jest największą gminą powiatu krakowskiego. Zajmuje powierzchnię 139 km2, liczy 31,5 tys. mieszkańców, a jej wyjątkowe walory krajobrazowe kwalifikują ją do obszarów o krajobrazie chronionym. Miasto Krzeszowice słynie z leczniczych wód mineralnych wykorzystywanych od XVII w. w leczeniu chorób reumatycznych, stanów pourazowych, schorzeń narządów ruchu.

Władze samorządowe stale szukają sposobów utrzymania równowagi między przyrodniczo-uzdrowiskowym charakterem gminy, czego chcą mieszkańcy, a rozwojem, któremu sprzyja doskonałe położenie Krzeszowic między aglomeracjami krakowską i śląską, a także bliskość lotnisk w Krakowie i Katowicach. To dodatkowa zachęta dla ewentualnych inwestorów.

Jednym z takich sposobów stało się wspólne (partycypacyjne) decydowanie o przeznaczeniu środków z budżetu gminy na realizację zadań z funduszów sołeckich w osiemnastu wsiach oraz w tworzących miasto Krzeszowice sześciu osiedlach.

Władze gminy Krzeszowice od wielu lat regularnie zachęcają obywateli do uczestniczenia w podejmowania decyzji lokalnych i w pracy przy przygotowaniu dokumentów strategicznych. Dotyczy to m.in. Strategii Rozwoju Gminy Krzeszowice oraz Programu Rewitalizacji Obszarów Miejskich Krzeszowic. W gminie działają też kolegialne fora: Gminne Forum Przedsiębiorczości, Gminne Forum Organizacji Pozarządowych oraz Rada Rewitalizacyjna przy burmistrzu. Mieszkańcy w pewnym stopniu uczestniczą w działaniach na wszystkich etapach: od pomysłu, przez projekt, do realizacji i oceny. – Na etapie realizacji  gminnych strategii pole manewru jest już niewielkie, dlatego staramy się przeprowadzać wszystkie konsultacje i zebrać jak najwięcej opinii mieszkańców na etapie przedprojektowym – mówi Jan Bereza, sekretarz gminy Krzeszowice.

Dowodem na otwarcie władz Krzeszowic na głosy mieszkańców jest np. wykorzystanie w lipcu 2007 r. metody publicznej rozprawy administracyjnej, która odbyła się z aktywnym udziałem przedstawicieli społeczności lokalnej i dotyczyła oceny oddziaływania na środowisko planowanej na terenie gminy (w sołectwie Tenczynek) budowy wytwórni mas mineralno-bitumicznych. Jeśli wziąć pod uwagę sposób jej przygotowania, przebieg oraz wyniki, można tę rozprawę uznać za rodzaj sądu obywatelskiego. Protest mieszkańców oraz dyskusja z nimi sprawiły, że inwestycji nie wdrożono – inwestor się wycofał.

Jednak największy, bieżący udział w decyzjach lokalnych umożliwiają mieszkańcom Krzeszowic fundusze sołeckie, które wprowadzono w 1995 roku, czyli wiele lat przed tym, zanim weszły w życie przepisy formalnie regulujące te kwestie.

W niektórych gminach przeprowadza się konsultacje społeczne dotyczące różnych spraw lokalnych, które jednak nie mają charakteru wiążącego dla władz samorządowych – władze mogą, ale nie muszą uwzględniać opinii obywateli, a decyzje podjęte podczas zebrań to raczej postulaty do władz gminnych. W takich gminach konieczność wydzielenia w budżecie funduszy do dyspozycji sołectw to nowość, której działanie jest dopiero wypracowywane. W Krzeszowicach od wielu decyzje mieszkańców podjęte na zebraniach wiejskich są obligatoryjne dla urzędników gminnych. Znajomość tego mechanizmu pozwala rozumieć uczestnikom całego procesu, że zgłoszenie przez mieszkańców wsi lub osiedla jakiegoś postulatu oznacza przeznaczenie środków z funduszu sołeckiego na jego (całkowitą lub częściową) realizację. A to z kolei skutkuje większą odpowiedzialnością sołtysów i mieszkańców za podejmowane decyzje.

Wcześniej, w latach 1990−1995 mieszkańcy na zebraniach przedstawiali postulaty i wnioski, które samorząd gminny uwzględniał lub nie w decyzjach budżetowych. W 1995 r. rada gminy zdecydowała o wydzielaniu środków z budżetu do dyspozycji mieszkańców poszczególnych sołectw. Wtedy nie nazywały się one funduszami sołeckimi w rozumieniu dzisiejszych uregulowań prawnych, lecz były „wydzielonymi przez gminę środkami do dyspozycji sołectw”. Władze podejmowały decyzje w oparciu o Ustawę o samorządzie terytorialnym, (która m.in. stwierdza, że jednostkami pomocniczymi gminy są sołectwa nieposiadające osobowości prawnej) oraz o statut gminy i statuty jednostek pomocniczych – wsi i osiedli lub dzielnic w dużych miastach.

Gminy mogą samodzielnie podejmować decyzje, jeśli zaufają mieszkańcom i pozwolą im realnie wpływać na decyzje finansowe – mówi Jan Bereza.

W Krzeszowicach władze postanowiły w jak największym stopniu przekazać te decyzje w dół, pozostając niejako wykonawcą woli obywateli, bo, jak mówi Jan Bereza – W końcu ludzie sami wiedzą najlepiej, czego im potrzeba i na co chcą wydać pieniądze.

NARZĘDZIE: Fundusz sołecki

Zgodnie z obecnym stanem prawnym w budżecie każdej gminy można wydzielić pieniądze, o których przeznaczeniu zdecydują mieszkańcy wsi lub osiedla, a ich decyzja będzie ostateczna. Te środki tworzą fundusz sołecki. Procedurę jego ustalania i wydatkowania zawiera Ustawa o funduszu sołeckim z 20 lutego 2009 roku. Z badania przeprowadzonego przez Stowarzyszenie Lokalnych Grup Obywatelskich w ramach monitoringu ustawy wynika, że w całej Polsce w 2010 roku wyodrębniono jako fundusz sołecki ponad 196 milionów złotych, z czego wydano ponad 177 milionów (więcej na stronie www.funduszesoleckie.pl). Przepisy zapewniają mieszkańcom wsi możliwość samodzielnego i wspólnego decydowania o otoczeniu i jakości życia. Fundusz sołecki wymaga przestrzegania procedur oraz dotrzymywania terminów. Cały proces nie jest skomplikowany i obejmuje kilka etapów.

[zobacz: skrzynka z narzędziami]

OPIS PROCESU

W zebraniach wiejskich gminy na ogół uczestniczą mieszkańcy w starszym i średnim wieku. Nie jest to jednak regułą, np. w czasie uchwalania Planów Odnowy Miejscowości niezbędnych do realizacji projektu budowy placów zabaw na wsiach w ramach PROW dużą część uczestników stanowili mieszkańcy młodzi, rodzice małych dzieci, zainteresowani budową placów zabaw.

− Place zabaw dla dzieci są tematem, który skupia uwagę i mobilizuje mieszkańców do większej aktywności na rzecz dobra wspólnego, bo ładny, zadbany plac zabaw dobrze świadczy o lokalnej społeczności i daje poczucie, że „coś się dzieje”, a nie wymaga wielkich nakładów – ocenia sekretarz Bereza. − Z upływem lat zmieniają się priorytety: kilka lat temu najważniejsza była budowa kanalizacji, a teraz, kiedy ludzie widzą i wiedzą, że kanalizacja na pewno już będzie, mają inne potrzeby. Dlatego zbudowaliśmy np. boisko do gry w piłkę plażową, boisko Orlika i inne obiekty sportowe. Jedynym tematem, który jeszcze przez wiele lat będzie w Polsce aktualny w debatach, jest infrastruktura drogowa, ale to albo wykracza poza kompetencje gmin, albo wymaga jeszcze wielu nakładów finansowych na drogi lokalne, nie mieszczące się w rocznych budżetach samorządów.
 

przygotowanie

 

  • zgłaszanie propozycji przez mieszkańców

 

praca nad budżetami

 

  • opracowanie pakietów propozycji przez rady sołeckie
  • konsultacje z urzędnikami i ekspertami

 

zatwierdzenie i wdrażanie strategii

 

  • przyjęcie uchwał na zebraniach wiejskich
  • zatwierdzenie i wdrożenie buudżetów przez gminę

 

 

monitoring i ewaluacja

 

  • zebrania sprawozdawcze

 


Uczestnikami procesu (którego schemat obrazuje powyższa strzałka) są mieszkańcy 18 wsi gminy Krzeszowice oraz tworzących miasto Krzeszowice sześciu osiedli, a także sołtysi, władze samorządowe szczebla gminnego, urzędnicy i eksperci gminni, powiatowi, niekiedy specjaliści zewnętrzni.

Dla krzeszowian fundusze sołeckie nie są niczym nowym – mieszkańcy są przyzwyczajeni, że mogą wpływać na decyzje finansowe w gminie. Fundusze do dyspozycji mieszkańców to tradycja – dyskutuje się o nich i akceptuje na zebraniach wiejskich od połowy lat 90. XX w. Zebrania odbywają się co najmniej dwa razy w roku: podczas pierwszego, jesienią, zapada decyzja, na co wieś lub osiedle chce przeznaczyć środki finansowe w kolejnym roku; a w czasie drugiego, wiosną, mieszkańcy weryfikują wcześniejsze decyzje, dokonują korekt pod kątem nowych budżetów i wyciągają wnioski na przyszłość. Zebrania przygotowują i prowadzą sołtysi wspierani przez urzędników gminnych, a czasem powiatowych lub zewnętrznych.
 

Faza

Rok

Działania

Początki

1990-1995

Zebrania wiejskie w  sołectwach − mieszkańcy zgłaszają postulaty budżetowe

1995

Uchwała rady gminy o wydzieleniu części środków z budżetu do dyspozycji mieszkańców sołectw

2005

Opracowanie jednolitego systemu podziału środków budżetowych gminy na drogowe i „kieszonkowe”


Statuty poszczególnych sołectw określają wyraźnie podział kompetencji w gminie i sołectwie:

  • kto zwołuje zebranie wiejskie i w jakim trybie,
  • kto prowadzi zebrania,
  • kto jest organem wykonawczym − odpowiada przed mieszkańcami za to, co zostanie wdrożone na podstawie ich decyzji.


Sołtysi i przewodniczący zarządów osiedli są wybierani w wyborach powszechnych i tajnych, podobnie jak w wyborach parlamentarnych. Największa władza przypisana jest zebraniom mieszkańców.

Program każdego zebrania przygotowuje i konsultuje sołtys lub przewodniczący zarządu osiedla.

Aby zminimalizować ryzyko, a co za tym idzie złe dysponowanie budżetem, zebrania są skrupulatnie przygotowywane, a sołtysi i przewodniczący zarządów osiedli systematycznie szkoleni, przede wszystkim w zakresie spraw budżetowych. Wsparcia udzielają im ponadto urzędnicy gminni specjalizujący się w danej dziedzinie albo eksperci zewnętrzni.

W Krzeszowicach fundusze dzielą się na:

  1. DROGOWE − dotyczą tylko inwestycji w infrastrukturę w tzw. pasie drogowym, nie można ich przenosić na inny fundusz;
  2. KIESZONKOWE − dotyczą pozostałych wydatków, np. na kulturę, integrację lokalną, promocję, remonty, zakupy, np. komputerów do szkół, oświetlenie, przystanki, oznakowanie; z tego funduszu można przenieść środki na realizację zadań drogowych.

Dodatkowo, w przypadku sprzedaży mienia pochodzącego z mienia wiejskiego usytuowanego na terenie konkretnego sołectwa, 70 proc. uzyskanych środków trafia do dyspozycji sołectwa. Jeśli natomiast dzierżawione lub sprzedawane jest mienie gminne na terenie sołectwa, wówczas 10 proc. otrzymuje sołectwo, a 90 proc. gmina.

Na rok 2011, uchwałą Rady Miejskiej, gmina zdecydowała się wyodrębnić w swoim budżecie środki stanowiące fundusz sołecki w rozumieniu ustawy o funduszu sołeckim.

Natomiast na rok 2012, ze względu na ograniczenia ustawy (małą elastyczność wprowadzania zmian w ciągu roku), nie zdecydowano się na wprowadzenie funduszu sołeckiego w rozumieniu ustawy o funduszu sołeckim, chociaż oczywiście nadal przewidziano zarówno środki „kieszonkowe”, jak i drogowe do dyspozycji sołectw i osiedli. Kieszonkowe podzielono korzystając ze wzoru ustawowego:

F=(2 + Lm/100) x Kb

F – wysokość środków przeznaczanych na sołectwo

Lm – liczba mieszkańców na 30 czerwca danego roku

Kb – kwota bazowa obliczana jako iloraz wykonanych dochodów bieżących za rok oraz liczby mieszkańców

Na przykład w najmniejszym pod względem liczby mieszkańców sołectwie Dębnik wysokość łącznie funduszu kieszonkowego i drogowego na rok 2012 wynosi 12 606,26 zł, natomiast w największym sołectwie Tenczynek wynosi 158 645,69 zł.

Podstawowym forum, które podejmuje w gminie Krzeszowice decyzje o budżecie jednostek pomocniczych gminy i w innych sprawach, jest wspomniane wyżej zebranie wiejskie lub osiedlowe.

 – Zebrania są najbliższe ludziom, bo wówczas podejmuje się decyzje ich dotyczące – mówi sekretarz Bereza. − W naszej gminie takie zebrania odbywały się od zawsze. Obserwuję to od 2007 roku i można zauważyć, że początkowo do udziału skłaniała ludzi ciekawość, co zaproponują nam nowe, wybrane na tę kadencję władze? Pierwszy rok nowego burmistrza można więc nazwać rokiem ciekawości. W następnych latach udział mieszkańców w decyzjach budżetowych rósł z roku na rok: w 2008 roku fundusz do dyspozycji sołectw i osiedli stanowił 1,27 proc. całego budżetu Krzeszowic, a w 2012 roku będzie to już 2,7 proc. Ludzie podejmują wspólnie naprawdę poważne decyzje finansowe.

Harmonogram

czerwiec–lipiec

przygotowanie

  • zgłaszanie propozycji przez mieszkańców

lipiec–sierpień

praca nad budżetami

  • opracowanie pakietów propozycji przez Rady Sołeckie/Zarządy Osiedli
  • konsultacje z urzędnikami i ekspertami

wrzesień

zatwierdzenie i wdrożenie

  • przyjęcie uchwał na zebraniach wiejskich
  • włączenie wniosków sołeckich do prac nad uchwałą budżetową gminy na rok następny

marzec

monitoring wdrożenia i realizacji

  • zebrania sprawozdawcze, informacja o realizacji zadań za rok poprzedni

Przygotowanie

Latem odbywają się zebrania we wszystkich 18 wsiach  i sześciu osiedlach gminy Krzeszowice, podczas których mieszkańcy zgłaszają wstępne propozycje do budżetu. Na tych zebraniach mają miejsce niekiedy burzliwe dyskusje na temat wszystkich zgłoszonych propozycji. Również latem odbywają się w każdej wsi spotkania kilkuosobowych rad sołeckich oraz kilkuosobowych zarządów osiedli w każdym osiedlu miejskim, podczas których sołtysi i przewodniczący zarządów wypracowują pakiet propozycji do zaprezentowania na zebraniach we wrześniu. Każdy obywatel może na tym etapie zgłosić pomysł w dowolnej formie – nie musi zanosić go do urzędu ani wysyłać. Może go przedstawić sołtysowi. Rola sołtysa lub przewodniczącego osiedla jest w Krzeszowicach wyjątkowa – jest najbliżej obywatela, załatwia jego urzędowe sprawy i zgłasza je do gminy, ale często musi go także wspierać w zwykłych ludzkich problemach.

Zamiast na policję, pogotowie lub do straży pożarnej, dzwonią do mnie, czasem nawet w nocy – mówi Małgorzata Fryt. − Jeśli mogę, oczywiście pomagam.

Najważniejszą rolę organizacyjną w procesie pracy nad budżetem partycypacyjnym pełnią sołtysi i przewodniczący zarządów osiedli. W gminie Krzeszowice połowa sołtysów to kobiety, niektóre sprawują funkcję od kilku kadencji. Zależnie od wielkości sołectwa na jednego sołtysa przypada od stu kilkudziesięciu mieszkańców, np. w Żarach, do ponad 3000, np. w Woli Filipowskiej. Sołtys jest najbliżej obywateli, co wiąże się z określonymi konsekwencjami. Sołtys ma obowiązek wysłuchać bolączek mieszkańców i przyjąć uwagi dotyczące różnych spraw, nie tylko urzędowych. Dlatego w Krzeszowicach mówi się, że „sołtys idzie na niedzielną mszę co najmniej godzinę wcześniej, a wraca z niej dwie godziny później – tyle ma po drodze spraw do załatwienia”.

To na sołtysie spoczywają również obowiązki związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem sprawnego podziału funduszy sołeckich, czyli:

  • zebranie inicjatyw zgłaszanych przez mieszkańców;
  • zwołanie we wsi rady sołeckiej − kilkuosobowego zespołu z sołtysem jako przewodniczącym na czele;
  • skonsultowanie zgłoszonych propozycji z urzędnikami w gminie;
  • zawiadomienie mieszkańców o terminie zebrania wiejskiego;
  • przygotowanie programu zebrania i jego poprowadzenie;
  • przygotowanie uchwały zebrania;
  • monitorowanie przebiegu realizacji postulatów wymienionych w uchwale.

 

W zebraniach wiejskich prawie zawsze bierze udział burmistrz lub oddelegowany w jego imieniu urzędnik gminny. to, który urzędnik uczestniczy w spotkaniu, zależy od głównego tematu; jeśli decyduje się np. o inwestycjach drogowych, burmistrz deleguje naczelnika wydziału inwestycji.

Zawsze staramy się tak dobierać osoby na zebrania, żeby mogły jak najlepiej odpowiedzieć na pytania mieszkańców – mówi Jan Bereza. − Kiedy np. była dyskutowana kwestia zmiany planu zagospodarowania przestrzennego, w zebraniach uczestniczyła kierowniczka referatu urbanistyki i planowania.

Zebrania sołtysi przygotowują na kilka tygodni wcześniej, potem zawiadamiają o nich mieszkańców, wykorzystując wszelkie formy informacji:

  • stronę internetową urzędu gminy;
  • tablice ogłoszeń;
  • zaproszenia wrzucane bezpośrednio do skrzynek pocztowych;
  • ogłoszenia w bezpłatnej gazecie lokalnej „Samorządowy Kurier Krzeszowicki”;
  • ulotki dystrybuowane w uczęszczanych miejscach: w sklepie, szkole, urzędzie, kościele, przychodni zdrowia itp.;
  • telefony lub SMS-y przypominające o zbliżającym się terminie zebrania;
  • niedzielne msze, podczas których ksiądz zachęca do udziału w zebraniu.

 

Praca nad budżetami

O podziale środków z funduszu sołeckiego (ale nie w rozumieniu ustawy o funduszu sołeckim) decyduje zebranie mieszkańców sołectwa czy osiedla. Decyzje są wiążące, jeśli zostały podjęte większością głosów na ważnym zebraniu, czyli takim, w którym uczestniczyła minimalna wymagana statutem sołectwa liczba mieszkańców.

Projekty zaproponowane przez radę sołecką lub zarząd osiedla są dyskutowane i poddawane pod głosowanie. Głosowanie ma charakter jawny. W dyskusji mogą zabierać głos wszyscy obecni, wyjaśnień udzielają sołtysi lub zaproszeni urzędnicy. W sytuacjach tego wymagających przeprowadza się czasem wizje lokalne z udziałem przedstawicieli urzędu miejskiego i mieszkańców, np. w sprawie remontu odcinka drogi lub chodnika.

Uchwały podjęte na zebraniach wiejskich zawierające decyzje mieszkańców dotyczące rozdysponowania środków z funduszu sołeckiego są przekazywane do urzędu gminy, gdzie przygotowuje się kosztorysy i projekty. Szczególnie dotyczy to decyzji o przeznaczeniu środków tzw. drogowych.

Jeśli zebranie sołeckie zdecyduje o organizacji lokalnej imprezy kulturalnej, sportowej lub turystycznej, np. o Dniu Dziecka, Święcie Seniora czy Dniu Strażaka, gmina uwzględnia taką decyzję w odpowiedniej pozycji planu budżetu na kolejny rok. Realizacją zadania może zająć się wyspecjalizowana, ale lokalna jednostka, np. Gminne Centrum Kultury i Sportu, która otrzymuje, powiększoną o środki uchwalone na ten cel przez mieszkańców, dotację celową na podstawie uchwały rady gminy. Inicjatorem imprezy mogą być mieszkańcy i organizacje pozarządowe z terenu gminy. Decyzje o sfinansowaniu konkretnego programu podejmują mieszkańcy, decydując o przyznaniu środków z funduszu sołeckiego, które później są przenoszone jako zwiększenie dotacji do Centrum Kultury i Sportu.

Ważne jest, bez względu na to, kto fizycznie organizuje imprezę, żeby mieszkańcy czuli się współgospodarzami – podkreśla Jan Bereza − żeby wiedzieli, że wydając 1000 zł, nie mogą oczekiwać imprezy za 5000 zł. To urealnia oczekiwania i edukuje w zakresie spraw finansowych.

Elementem, którego wagę podkreślają przedstawiciele samorządu Krzeszowic, jest utrzymanie i systematyczne zwiększanie frekwencji mieszkańców na zebraniach.

Statystyki udziału obywateli w wyborach sprawiają, że mamy obawy w tym względzie – mówi sekretarz. – Wybory parlamentarne czy samorządowe wymagają raz na kilka lat jedynie zakreślenia pozycji i wrzucenia karty do urny, natomiast zebrania wiejskie (osiedlowe) i na etapie zgłaszania propozycji do budżetu, i sprawozdawcze, wymagają poświęcenia co najmniej dwóch−trzech godzin kilka razy w roku. Dodatkowo trzeba zapoznać się z tym, co sołtys przysyła, przedstawia albo proponuje.

Z tego względu:

Po pierwsze – ważna jest aktywizacja sołtysów i ich systematyczne szkolenie. Sołtysi mają samodzielność w inicjatywie i współpracy z urzędem, np. w zakresie związanym z organizacją imprez w ich wsi czy dotyczących drobnych zakupów. Niemniej za każdym razem odpowiedzialnym za wybór ofert i przestrzeganie przepisów prawa jest Urząd Miejski w Krzeszowicach. Zamawiającym i płatnikiem faktur jest gmina, ponieważ sołectwa nie posiadają osobowości prawnej i nie mogą zaciągać zobowiązań finansowych. Szkolenia dla sołtysów często prowadzą urzędnicy gminy specjalizujący się w danej dziedzinie − to dodatkowa okazja do wymiany informacji na temat zaawansowania prac nad realizacją budżetów sołeckich czy przygotowania inwestycji.

Po drugie – konsekwentne, choć życzliwe informowanie mieszkańców, którzy przychodzą do urzędu gminy z problemami lokalnymi, np. dziury w chodniku lub pomalowania ławki na skwerze, że te sprawy mogą rozwiązać lub przedyskutować z sołtysem albo na zebraniu we wsi. W ten sposób rośnie orientacja, co można rozstrzygnąć najbliżej, czyli w swojej wsi, na swoim osiedlu; a także odróżniania drobnych kwestii od tych, które wymagają uchwały rady gminy lub zgłoszenia problemu do władz powiatowych.

Po trzecie – strzałem w dziesiątkę była decyzja podjęta w 2009 r. o wydawaniu kolportowanego bezpłatnie „Samorządowego Kuriera Krzeszowickiego”. Mieszkańcy chętnie czytają gazetę, która jest ciekawa, kolorowa, podaje aktualne informacje, zdaje relacje z ważnych lokalnych wydarzeń, zamieszcza harmonogramy zebrań wiejskich, śledzi stan prac nad projektami, o których wcześniej mieszkańcy dyskutowali na zebraniach. „Kurier” ma średnio 11 wydań w roku − numery wakacyjne bywają łączone. Dzięki nakładowi w wysokości 3000 egz. gazeta dociera do co trzeciej rodziny.

Poprawie frekwencji sprzyja też konsekwencja przy ustalaniu terminów zebrań – terminy muszą być dogodne dla mieszkańców sołectw i uwzględniać specyfikę konkretnej wsi.

 – Na przykład mieszkańcy wsi Dubie tradycyjnie spotykają się w piątek wieczorem, a Paczółtowic zawsze w niedzielę po mszy i są to głównie mężczyźni, bo panie wracają do domu szykować niedzielny obiad – mówi Małgorzata Fryt, przewodnicząca koła sołtysów i przewodniczących zarządów osiedli w gminie Krzeszowice, przewodnicząca zarządu osiedla z wieloletnim stażem. – Tak jest od lat i trzeba to uszanować, a także dbać o to, by zebrania były atrakcyjne – podkreśla. – Organizujemy je zwykle w szkołach, świetlicach wiejskich lub remizach strażackich; dane finansowe przedstawiamy nie tylko jako tabele, lecz także pokazujemy prezentacje multimedialne, zdjęcia z postępu prac, zapraszamy specjalistów z różnych wydziałów urzędu.

Urzędnicy gminni i sołtysi w różny sposób zachęcają mieszkańców do przyjścia na zebranie kilka razy w roku: gdy zebrania odbywają się w okresie powakacyjnym, rozdawane są np. kalendarze na nadchodzący rok; zapraszają prelegentów, np. lekarzy, policjantów, strażaków. Po kilku latach funkcjonowania funduszy sołeckich gmina Krzeszowice dopracowała się w każdej wsi i osiedlu grupy obywateli, którzy wiedzą, czego mogą oczekiwać, poświęcają czas i energię, by uczestniczyć w podejmowaniu decyzji gminnych i są inicjatorami wielu działań gminnych. Przekonali się bowiem, że mają na to realny wpływ. Teraz władze gminy pracują nad tym, by zaangażować w proces więcej mieszkańców.

Zatwierdzenie i wdrożenie

Na przełomie lata i jesieni odbywają się spotkania mieszkańców prowadzone przez sołtysów lub przewodniczących zarządów osiedli. Sołtysi muszą być do tych spotkań dobrze przygotowani, przychodzą ze „zwymiarowanymi”, czyli opracowanymi pod względem technicznym i kosztowym pomysłami. Wiedzą już wtedy nie tylko to, jakie są potrzeby mieszkańców i jakie mają oni priorytety, mają już także wstępną wiedzę o tym, na co będzie stać wieś. To wynik wcześniejszych indywidualnych rozmów sołtysów z naczelnikami i kierownikami komórek urzędu miejskiego, podczas których ma miejsce wstępna konfrontacja pomysłów z cenami produktów i usług niezbędnych do realizacji pomysłu. Na zebraniach tych społeczność mieszkańców dokonuje podziału zadań w budżecie wsi czy osiedla i przekazuje w formie dokumentu – uchwały − do realizacji gminie. Przy podejmowaniu uchwały wymagane jest kworum określone w statucie sołectwa/osiedla. Termin końca lata wybrano ze względu na harmonogram prac nad uchwałą budżetową całej gminy na kolejny rok – decyzje wsi mogą być przedyskutowane i uwzględnione w budżecie.

Monitoring wdrożenia i realizacji

Przełom zimy i wiosny jest miesiącem, w którym przedstawiane są sprawozdania z tego, co zrobiono od czasu podjęcia decyzji przez mieszkańców w roku poprzednim. Organizacją zebrań sprawozdawczych również zajmują się sołtysi. Najczęściej przedstawiane są przez burmistrza  prezentacje multimedialne przygotowane z pomocą urzędników gminnych. Obrazują one stan wdrożenia projektów realizowanych z funduszy sołeckich oraz dotyczące sprawy dane liczbowe. Czasami zebrania są również okazją do omówienia bieżących problemów wsi czy osiedla; niekiedy zapraszani są na nie przedstawiciele służb gminnych, policji, straży miejskiej. Także w tym cyklu spotkań prezentowane są najważniejsze działania samorządu w roku poprzednim.

Harmonogram prac nad budżetem sołeckim w latach 2010 i 2011

Sołectwo

Data

Działania

Osiedle Jurajskie (Małgorzata Fryt, przewodnicząca zarządu osiedla)

do 31 lipca 2010 r.

Przekazanie przez władze gminy pisemnej informacji o wysokości środków z funduszu do dyspozycji osiedla na 2011 r.

31 lipca 2010 r.

Spotkanie członków zarządu osiedla − dyskusja na temat najważniejszych zadań do wykonania w 2011 r.

od 31 lipca do 15 sierpnia 2010 r.

Konsultacje propozycji zadań z burmistrzem, wiceburmistrzem i naczelnikami wydziałów urzędu. Uzgadnianie z pracownikami gminy przewidywanej wysokości kosztów zadań proponowanych przez osiedle.

7 września 2010 r.

Zebranie zarządu osiedla − dopracowanie podziału przyznanych środków. Przygotowanie wniosku o wpisanie do budżetu gminy pieniędzy na realizację najważniejszej osiedlowej inwestycji, na którą osiedle nie ma środków w ramach funduszu sołeckiego.

21 września 2010 r.

Zebranie osiedlowe (decyzyjne) − podjęcie uchwał o podziale funduszy będących w dyspozycji osiedla na poszczególne zadania i przekazanie do realizacji.

22 marca 2011 r.

Spotkanie członków zarządu osiedla − omówienie realizacji zadań w 2010 r.

14 kwietnia 2011 r.

Zebranie osiedlowe (sprawozdawcze) – prezentacja stanu realizacji zadań objętych funduszami sołeckimi w 2010 r. i rozliczenie finansowe. Sprawozdanie z realizacji zadań w kadencji 2007-2011.

FINANSE

Podstawowe koszty w procesie przygotowania i prowadzenia działań związanych z funduszami sołeckimi stanowią koszty pracy sołtysów i przewodniczących zarządów osiedli oraz pracowników Urzędu Miejskiego w Krzeszowicach.

Koszty pracy sołtysów / przewodniczących zarządu osiedla

 

Każdy szef jednostki pomocniczej gminy w ramach diety wykonuje następujące zadania:

  • uzgadnia terminy i miejsca zebrań wiejskich lub osiedlowych z gospodarzem obiektu (szkoły, remizy OSP, budynki komunalne);
  • wręcza kserokopie ogłoszeń i ewentualnie zaproszeń mieszkańcom;
  • przygotowuje zebrania pod względem technicznym, m.in. zapewnia sprzęt multimedialny lub inne wyposażenie sali obrad;
  • prowadzi zebrania.

 

Wysokość diet dla sołtysów i przewodniczących zarządów osiedli określała uchwała nr VII/59/99 Rady Miejskiej w Krzeszowicach z 25 marca 1999 roku zmieniona uchwałą nr IV/29/2010 z 30 grudnia 2010 roku. W roku 2011 diety te wynosiły:

  • 370 zł – dla sołtysów w sołectwach liczących do 1200 mieszkańców;
  • 450 zł – dla sołtysów w sołectwach liczących powyżej1200 mieszkańców i poniżej 1800 mieszkańców;
  • 500 zł – dla sołtysów w sołectwach liczących powyżej 1800 mieszkańców;
  • 370 zł – dla przewodniczących zarządów osiedli Czatkowice, Nowy Świat i Żbik;
  • 500 zł – dla przewodniczących zarządów osiedli Centrum, Jurajskie i Parkowe.

 

Ponadto sołtysi i przewodniczący zarządów osiedli otrzymują diety:

  • za udział w sesjach Rady Miejskiej w Krzeszowicach w wysokości 400 proc. diety przysługującej pracownikom z tytułu podróży służbowych na terenie kraju − sesja odbywa się na ogół jeden raz w miesiącu;
  • za udział w zebraniach sołtysów i przewodniczących zarządów osiedli w wysokości 500 proc. diety przysługującej pracownikom z tytułu podróży służbowych na terenie kraju − kilka spotkań w ciągu roku, na ogół o charakterze szkoleniowym.

 

Koszty pracy urzędników gminnych

Trudno oszacować czas, jaki urzędnicy gminni przeznaczają na współpracę i pomoc sołtysom oraz przewodniczącym zarządów osiedli podczas tworzenia funduszy sołeckich. Wykonują oni różne prace, m.in.:

  • przygotowują informacje o zebraniach na stronę www i/lub do gazet lokalnych;
  • dojeżdżają na miejsce zebrania wiejskiego w ramach ryczałtów samochodowych;
  • współpracują z sołtysem czy przewodniczącym zarządu osiedla w urzędzie przed spotkaniem, np. udzielają informacji o kosztach planowanych inwestycji, weryfikują przygotowaną dokumentację, uzgadniają i sugerują sołtysowi czy przewodniczącemu rozwiązania; tak było np. przy ustalaniu wyposażenia placów zabaw budowanych w ramach Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich;
  • poświęcają czas na przygotowanie informacji na zebrania mieszkańców: listę problemów, stan zaawansowania inwestycji realizowanych, zgłaszane wcześniej wnioski;
  • uczestniczą w zebraniu wiejskim: na ogół są to dni wolne od pracy, np. niedziela, bywają spotkania w ciągu tygodnia, ale poza godzinami pracy urzędu; czas zebrania to 2−2,5 godziny. 

 

REZULTATY

Pozytywnym efektem funkcjonowania funduszy sołeckich w Krzeszowicach jest wzrost zadowolenia mieszkańców i władz samorządowych, co podkreślają obie strony. To efekt kilku czynników:

  1. W wydatkach inwestycyjnych gminy fundusze sołeckie stanowią co prawda niewielką część, ale systematycznie rosną – w każdym kolejnym roku mieszkańcy sołectw otrzymują więcej środków do właśnej dyspozycji. Buduje to zaufanie do władz, ponieważ pokazuje, że mieszkańcy mają realny wpływ na zmiany w najbliższym otoczeniu, bezpośrednio dotyczące ich życia. Na przykład najmniejsze sołectwo Żary dysponowało w 2006 r. kwotą około 2900 zł, a w 2012 r. będzie miało do wydania ponad 13 400 zł. Osiedla miejskie przed 2006 r. w ogóle nie miały pieniędzy na drogi, a rok później rada gminy uchwaliła, by przekazać osiedlom na tzw. drogowe środki sumy w wysokości połowy puli kieszonkowego. Był to pierwszy krok w przekazaniu mieszkańcom osiedli pieniędzy na drogi, chodniki itp. Obecnie zarządy osiedli dysponują kwotami od 16 do 70 tys. zł rocznie, które mogą przeznaczyć na inwestycje w pasie drogowym. Są to wielkości takie, jakie wynikają z wyliczenia części tzw. kieszonkowej funduszu. Ogólna kwota, jaką gmina przeznaczyła do dyspozycji mieszkańców, wzrosła z 620 tys. zł w 2006 r. do ponad 1 mln 200 tys. w rekordowym pod względem inwestycji 2010 r.
  2. Stopniowo rośnie  liczba mieszkańców biorących udział w zebraniach – w czerwcu 2007 r. uczestniczyło w nich 3 proc. ogółu mieszkańców, a we wrześniu 2011 r. − 5 proc. To dowód rosnącego wzajemnego zaufania mieszkańców i władzy lokalnej, a co za tym idzie – budowanie kapitału społecznego.
  3. Wypracowano metodę współpracy, która sprawdziła się i może być stosowana przez następne lata, a także powielana przez inne gminy w Polsce.
  4. Zwiększyły się kompetencje sołtysów i przewodniczących zarządów osiedli oraz radnych. Na przykład w 2011 r. przeprowadzono pięć szkoleń dla sołtysów, a na 2012 r. zaplanowano sześć. Dzięki szkoleniom zmniejsza się liczba chybionych decyzji , łatwiej ustrzec się przed wpadkami na etapie pomysłu czy projektu.
  5. Cały proces debatowania nad funduszami sołeckimi sprzyja budowaniu lokalnej tożsamości, tym bardziej że władze samorządowe zachęcają mieszkańców do wydawania pieniędzy nie tylko na inwestycje, lecz także na organizowanie we wsiach i osiedlach imprez kulturalnych i sportowych, dzięki którym choć raz w roku spotykają się wszyscy sąsiedzi. Celem jest integracja mieszkańców oraz zaoferowanie im możliwości wypoczynku czy rekreacji blisko miejsca zamieszkania. 

Partycypacja w Krzeszowicach zdaje egzamin. Wzajemne zaufanie rośnie, a wraz z nim sukcesywnie zwiększają się w budżecie gminy Krzeszowice środki przeznaczane na fundusze sołeckie. Tę tendencję obrazują poniższe zestawienia.

Środki dzielone przez zebrania wiejskie i osiedlowe w latach 2006–2012, – drogowe, kieszonkowe oraz wpływy z majątku (w tym udział sołectw i osiedli w sprzedaży majątku gminnego):

2006

2007

2008

2009

2010

2011

2012

629 tys. zł

865 tys. zł

941 tys. zł

1 008 tys. zł

1 324 tys. zł

 1 415 tys. zł

2 204 tys. zł

Udział środków dzielonych przez zebrania wiejskie i osiedlowe w latach 2008–2012 w całkowitym budżecie gminy:

 

2008

2009

2010

2011

2012

Wydatki procentowo

1,27%

1,24%

1,51%

1,57%

2,70%

Wydatki w budżecie ogółem

73 929 tys. zł

81 119 tys. zł

87 337 tys. zł

90 406 tys. zł

81 775 tys. zł

PROBLEMY

Wspomniana wcześniej Ustawa o funduszach sołeckich z 2009 r. przewidywała, że zachętą dla gmin do tworzenia  funduszy będzie możliwość odzyskiwania części środków z budżetu państwa w zakresie objętym decyzjami obywateli dotyczącymi wykorzystania tych środków. Okazało się, że przepis jest obwarowany wieloma rygorami, jeśli chodzi o elastyczne wykorzystanie środków. Na przykład pieniądze na inwestycje drogowe muszą być wydane tylko na ten cel, i tylko gminny. A w krzeszowickich sołectwach ludzie chętniej przeznaczyliby większość na budowę chodników przy drogach powiatowych (a nie gminnych), bo tego najpilniej potrzebują, tam są najniebezpieczniejsze odcinki dla pieszych.

Jeśli zatem sołectwo zdecyduje na zebraniu o budowie chodnika wzdłuż drogi powiatowej, w obecnej sytuacji prawnej ma związane ręce, nie może sfinansować tego z funduszu sołeckiego. Urząd gminy uwzględnia więc taki projekt w planach inwestycyjnych i w odpowiedniej pozycji budżetu gminnego rezerwuje środki na sfinansowanie połowy kosztów. Następnie zgłasza projekt chodnika do powiatu i rozpoczynają się negocjacje ze starostwem powiatowym − zarządem dróg w kwestii, co zrobić, żeby w przyszłym roku zbudować chodnik w tej wsi. Ważne przy tym jest przekonanie urzędników powiatowych, by chodnik, o który wnioskowano, znalazł się w planach budżetu powiatu, bo to oznacza finansowanie pozostałych 50 proc. kosztów. W Małopolsce – jak podkreśla Jan Bereza – jest silnie rozwinięta idea inicjatyw samorządowych, czyli finansowanie inwestycji drogowych po połowie, co oznacza, że np. przy budowie chodnika przy drodze samorząd gminy deklaruje finansowanie połowy kosztów. Podobnie jest przy inwestycjach na drogach powiatowych. Stosowanie takiej konstrukcji ogranicza eskalację żądań wobec urzędu innego szczebla, ogranicza roszczenia, pozwala wskazać mu priorytety.

Ważna jest obecność na zebraniach wiejskich właściwych urzędników gminy. W sytuacji nadmiernego rozdrobnienia zadań inwestycyjnych czas pracy potrzebny do obsługi takiego zadania jest niewspółmierny do efektów. Urzędnicy hamują czasem indywidualne zapędy wsi i proponują komasację zadań w jedno większe zamówienie składane do powiatu lub województwa. Procedura jest czasochłonna i żmudna, wymaga bowiem informowania mieszkańców na bieżąco o tym, co dzieje się z ich decyzjami i dlaczego, i np. realizacja ich postulatów musi być przesunięta na kolejny rok. Wkład pracy krzeszowickich urzędników w partycypacyjne decydowanie o budżetach sołeckich jest ogromny. Choć początki pracy były trudne, obecnie odbywa się to rutynowo i jest stałym elementem pracy urzędników.

Zwiększanie się budżetów sołeckich w kolejnych latach ma czasem negatywny wymiar. Zdarza się, że mieszkańcy wsi lub osiedli, które otrzymują duże środki do dyspozycji, decydują np. o ich wydaniu na niekoniecznie najpilniejsze wydatki. Takie nietrafione postulaty zdarzają się na szczęście coraz rzadziej, a prowadzący zebrania sołtysi nie boją się zadawać pytania: Czy nas na to stać?

W gminie Krzeszowice sporym problemem jest konieczność integracji niektórych osiedli, które stosunkowo niedawno uzyskały samodzielność jako jednostki pomocnicze. Lepiej poczucie tożsamości jest ukształtowane w dwóch osiedlach miasta, które wcześniej były samodzielnymi sołectwami i zostały włączone do miasta Krzeszowice. Tym bardziej, że przez jakiś czas osiedla nie miały nazw, a tylko numery, co stanowiło dodatkowy czynnik braku tożsamości. Na szczęście mieszkańcy w porę dostrzegli problem, zaproponowali głosowanie na nazwy nowych osiedli. Mieszkańcy sami je wybrali, a radni rady miejskiej zmienili statut gminy, uwzględniając nowe nazwy. Kolejnym krokiem do budowania lokalnych tożsamości będzie posiadanie własnych logo, co również przewidziano, nowelizując statut gminy w 2011 roku.

CZYNNIKI SUKCESU

Ważnym czynnikiem jest otwartość urzędników samorządowych na problemy mieszkańców i chęć dzielenia się władzą z innymi. Burmistrz, sekretarz i inni urzędnicy bez obaw włączają ludzi do działań, co buduje wzajemne zaufanie.

Sołtysi będący siłą napędową procesu stale poprawiają własne kompetencje w zakresie finansów, planowania i zarządzania. Władzom zależy na tym, żeby mieć silne wsparcie dla siebie i dla mieszkańców w grupie kompetentnych sołtysów i przewodniczących zarządów osiedli. Dlatego organizują dla nich szkolenia, spotkania ze specjalistami, przygotowują prezentacje, a urzędnicy gminy wyjaśniają zawiłości budżetowe czy budowlane.

Burmistrz i urzędnicy uczestniczą w każdym z zebrań wiejskich i osiedlowych. Z jednej strony nadzorują, aby budżet gminy nie wymknął się spod kontroli, co dowodzi ich odpowiedzialności, a z drugiej obecność burmistrza, jego zastępcy lub naczelnika wydziału podnosi rangę spotkań i buduje wzajemne zaufanie. Pozwala to na bieżące udzielanie odpowiedzi mieszkańcom na bardzo różnorodne tematy.

Cały proces charakteryzuje dbałość o jego przejrzystość, czyli informowanie mieszkańców na bieżąco o tym, na jakim etapie są ich pomysły i projekty, kto odpowiada za ich realizację i jakie ewentualne trudności pojawiły się podczas realizacji. Nie jest to łatwe, ale tu kluczową rolę pośredników między władzą a mieszkańcami odgrywają sołtysi lub przewodniczący zarządów osiedli, stymulując obie strony do współpracy. Nie bez racji zatem w Krzeszowicach mówi się: Sołtys jest u nas najważniejszy!

 

Tekst: Anna Sikorska-Michalak 
Tekst powstał w listopadzie 2011 r. na podstawie wizyty studyjnej w Krzeszowicach, informacji dostępnych na stronie internetowej Urzędu Gminy Krzeszowice oraz materiałów otrzymanych podczas wizyty (statut sołectwa, prezentacja przygotowana na zebranie sołeckie, protokół z rozprawy administracyjnej, zestawienia dotyczące frekwencji na zebraniach sołeckich oraz wielkości środków do dyspozycji mieszkańców w gminie Krzeszowice w latach 2006−2012). Do opracowania informacji dotyczących funduszy sołeckiech jako narzędzia partycypacji wykorzystano informacje zawarte na stronie www.funduszesoleckie.pl prowadzonej przez Stowarzyszenie Liderów Lokalnych Grup Obywatelskich